Kako sortirati u Excelu (po redovima, stupcima, bojama, datumima i brojevima)

Razvrstavanje podataka u Excelu bilo je prilično jednostavno sa svim ugrađenim opcijama.

Podatke možete lako sortirati po abecedi, na temelju vrijednosti u ćelijama ili prema boji ćelije i fonta.

Također možete izvršiti višerazinsko sortiranje stupaca (tj. Sortiranje prema stupcu A, a zatim prema stupcu B), kao i razvrstavanje redaka (slijeva nadesno).

A ako to nije bilo dovoljno, Excel vam također omogućuje stvaranje vlastitih prilagođenih popisa i sortiranje na temelju toga (kako je to super). Tako možete sortirati podatke prema veličinama majica (XL, L, M, S) ili odgovorima (u potpunosti se slažem, slažem se, ne slažem se) ili intenzitetu (visoki, srednji, niski)

Zaključak - postoji previše mogućnosti sortiranja koje imate na raspolaganju pri radu s Excelom.

I u ovom opsežnom detaljnom vodiču pokazat ću vam sve ove mogućnosti razvrstavanja i neke super primjere gdje to može biti korisno.

Budući da je ovo ogroman vodič s mnogo tema, u nastavku donosim sadržaj. Možete kliknuti na bilo koju temu i ona će vas odmah odvesti tamo.

Pristup opcijama sortiranja u Excelu

Budući da je razvrstavanje uobičajena stvar potrebna za rad s podacima, Excel vam nudi brojne načine pristupa opcijama razvrstavanja.

Gumbi za sortiranje na vrpci

Najbrži način pristupa mogućnostima sortiranja je pomoću gumba za sortiranje na vrpcama.

Kada kliknete na karticu Podaci na vrpci, vidjet ćete opcije ‘Sortiraj i filtriraj’. Tri gumba s lijeve strane u ovoj grupi služe za sortiranje podataka.

Dva mala gumba omogućuju vam razvrstavanje podataka čim ih pritisnete.

Na primjer, ako imate skup podataka imena, možete samo odabrati cijeli skup podataka i kliknuti bilo koji od dva gumba za sortiranje podataka. Gumb A do Z sortira podatke po abecednom redu od najnižeg do najvišeg, a gumb od Z do A sortira podatke po abecednom redu od najnižeg do najnižeg.

Ovi gumbi također rade s brojevima, datumima ili vremenom.

Osobno nikada ne koristim ove gumbe jer su ograničeni u tome što oni mogu učiniti, a i veća je vjerojatnost pogrešaka pri njihovoj upotrebi. No, u slučaju da trebate brzo sortiranje (ako u skupu podataka nema praznih ćelija), to može biti brz način za to.

Dijaloški okvir za sortiranje

Na kartici Podaci na vrpci nalazi se još jedna ikona gumba Sortiranje unutar grupe za sortiranje.

Kada pritisnete ovu ikonu gumba Sortiraj, otvara se dijaloški okvir za sortiranje (nešto kao što je prikazano u nastavku).

Dijalog za sortiranje najcjelovitije je rješenje za sortiranje u Excelu. Kroz ovaj dijaloški okvir možete pristupiti svim opcijama vezanim za sortiranje.

Svi ostali načini korištenja mogućnosti razvrstavanja ograničeni su i ne nude potpunu funkcionalnost.

To je razlog zašto uvijek više volim koristiti dijaloški okvir kad moram sortirati u Excelu.

Glavni razlog moje sklonosti je to što postoji vrlo mala šansa da pogriješite prilikom korištenja dijaloškog okvira. Sve je dobro strukturirano i označeno (za razliku od gumba na vrpci gdje se možete zbuniti koji od njih koristiti).

U ovom vodiču ćete me uglavnom koristiti za dijaloški okvir za sortiranje podataka. To je također zato što se neke stvari koje obrađujem u određenim odjeljcima (poput višerazinskog sortiranja ili sortiranja slijeva nadesno) mogu učiniti samo pomoću dijaloškog okvira.Tipkovni prečac - Ako trebate često sortirati podatke u Excelu, preporučujem da naučite tipkovnički prečac za otvaranje dijaloškog okvira za sortiranje. To je ALT + A + S + S

Opcije sortiranja u izborniku Filter

Ako ste na svoj skup podataka primijenili filtre, možete pronaći i opcije sortiranja zajedno s opcijama filtriranja. Filter se može primijeniti odabirom bilo koje ćelije u skupu podataka, klikom na karticu Podaci i klikom na ikonu Filter.

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku i da ste primijenili filtar.

Kada kliknete ikonu filtra za bilo koji stupac (to je mala ikona trokuta usmjerena prema dolje desno od ćelije zaglavlja stupca), vidjet ćete i neke od mogućnosti sortiranja.

Imajte na umu da se ove mogućnosti razvrstavanja mijenjaju na temelju podataka u stupcu. Dakle, ako imate tekst, prikazat će vam se mogućnost sortiranja od A do Z ili Z do A, ali ako imate brojeve, prikazat će vam se mogućnosti sortiranja od najvećeg do najmanjeg ili najmanjeg do najvećeg.

Opcije desnom tipkom miša

Osim korištenja dijaloškog okvira, desni klik je još jedna metoda koju ponekad koristim (također je super brza jer traje samo dva klika).

Kad imate skup podataka koji želite sortirati, desnom tipkom miša kliknite bilo koju ćeliju i prikazat će vam se mogućnosti sortiranja.

Imajte na umu da vidite neke opcije koje ne vidite na vrpci ili u mogućnostima filtra. Iako postoji uobičajeno sortiranje prema vrijednosti i prilagođena opcija sortiranja (koja otvara dijaloški okvir Sortiranje), na vrhu možete vidjeti i opcije poput Stavi odabranu boju ćelije/Boju fonta/Ikona oblikovanja.

Smatram da je ova opcija vrlo korisna jer mi omogućuje brzo spajanje svih obojenih ćelija (ili ćelija s drugom bojom fonta) na vrhu. Često imam podatke o mjesečnim troškovima kroz koje prolazim i ručno istaknem neke ćelije. Zatim mogu upotrijebiti ovu opciju za brzo okupljanje svih ovih stanica na vrhu.

Sada kada sam pokrio sve načine pristupa opcijama razvrstavanja u Excelu, pogledajmo kako ih koristiti za razvrstavanje podataka u različitim scenarijima.

Sortiranje podataka u Excelu (tekst, brojevi, datumi)

Upozorenje: U većini slučajeva sortiranje funkcionira čak i ako odaberete jednu ćeliju u skupu podataka. No u nekim slučajevima možete završiti s problemima (ako u skupu podataka imate prazne ćelije/retke/stupce). Prilikom razvrstavanja podataka najbolje je odabrati cijeli skup podataka, a zatim ih sortirati - samo kako biste izbjegli svaku mogućnost problema.

Na temelju vrste podataka koje imate, možete koristiti mogućnosti sortiranja u Excelu.

Sortiranje po tekstu

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku i želite sve ove zapise sortirati prema imenu učenika po abecednom redu.

U nastavku su navedeni koraci za sortiranje ovih tekstualnih podataka po abecednom redu:

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Kliknite karticu Podaci
3. Kliknite ikonu Sortiraj. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Sortiranje.
4. U dijaloškom okviru Sortiranje provjerite je li odabrano zaglavlje mojih podataka. U slučaju da vaši podaci nemaju zaglavlja, to možete poništiti.
5. Na padajućem izborniku "Poredaj po" odaberite "Naziv"
6. U padajućem izborniku "Sortiraj uključeno" provjerite je li odabrana "Vrijednosti ćelije"
7. Na padajućem izborniku Narudžba odaberite A-Z
8. Pritisnite U redu.

Gore navedeni koraci razvrstali bi cijeli skup podataka i dali rezultat kao što je prikazano u nastavku.

Zašto jednostavno ne upotrijebite gumbe na vrpci?

Gore navedeni način razvrstavanja podataka u Excelu može izgledati kao mnogo koraka, u usporedbi s jednostavnim klikom na ikonu razvrstavanja na vrpci.

I ovo je istina.

Gornja metoda je dulja, ali postoji nema šanse za bilo kakvu grešku.

Kada koristite gumbe za sortiranje na vrpci, postoji nekoliko stvari koje mogu poći po zlu (a to bi moglo biti teško uočiti ako imate veliki skup podataka.

Dok kasnije u ovom vodiču raspravljam o nedostacima korištenja gumba, dopustite mi da vam brzo pokažem što može poći po zlu.

U donjem primjeru, budući da Excel ne može prepoznati da postoji redak zaglavlja, sortira cijeli skup podataka, uključujući zaglavlje.

Ovaj se problem izbjegava dijaloškim okvirom za sortiranje jer vam izričito daje mogućnost da odredite imaju li vaši podaci zaglavlja ili ne.

Budući da upotreba dijaloškog okvira Sortiranje uklanja šanse za pogreške, preporučujem da ga upotrijebite umjesto svih ostalih metoda razvrstavanja u Excelu

Sortiranje po brojevima

Pretpostavljam da ste već shvatili kako funkcionira sortiranje teksta (pokriveno iznad ovog odjeljka).

Druge vrste sortiranja (na primjer, na temelju brojeva ili datuma ili boje) koristit će gotovo iste korake s manjim varijacijama.

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku i želite sortirati te podatke na temelju ocjena koje je postigao svaki učenik.

U nastavku su navedeni koraci za sortiranje ovih podataka prema brojevima:

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Kliknite karticu Podaci
3. Kliknite ikonu Sortiraj. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Sortiranje.
4. U dijaloškom okviru Sortiranje provjerite je li odabrano zaglavlje mojih podataka. U slučaju da vaši podaci nemaju zaglavlja, to možete poništiti.
5. Na padajućem izborniku "Poredaj po" odaberite "Naziv"
6. U padajućem izborniku "Sortiraj uključeno" provjerite je li odabrana "Vrijednosti ćelije"
7. Na padajućem izborniku Narudžba odaberite "Od najvećeg do najmanjeg"
8. Pritisnite U redu.

Gore navedeni koraci razvrstali bi cijeli skup podataka i dali rezultat kao što je prikazano u nastavku.

Sortiranje prema datumu/vremenu

Iako datum i vrijeme mogu izgledati drugačije, oni su samo brojke.

Na primjer, u Excelu bi broj 44196 bila vrijednost datuma za 31. prosinca2021.-2022. Ovaj broj možete oblikovati tako da izgleda kao datum, ali u pozadini u Excelu i dalje ostaje broj.

To vam također omogućuje da datume tretirate kao brojeve. Dakle, možete dodati 10 u ćeliju s datumom, a ona će vam dati broj datuma 10 dana kasnije.

Isto vrijedi i za vrijeme u Excelu.

Na primjer, broj 44196.125 predstavlja 3 ujutro 31. prosinca 2021.-2022. Dok cijeli broj predstavlja cijeli dan, decimalni dio će vam dati vrijeme.

A budući da su i datum i vrijeme brojevi, možete ih poredati kao brojeve.

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku i želite sortirati te podatke na temelju datuma podnošenja projekta.

U nastavku su navedeni koraci za sortiranje ovih podataka na temelju datuma:

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Kliknite karticu Podaci
3. Kliknite ikonu Sortiraj. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Sortiranje.
4. U dijaloškom okviru Sortiranje provjerite je li odabrano zaglavlje mojih podataka. U slučaju da vaši podaci nemaju zaglavlja, to možete poništiti.
5. Na padajućem izborniku "Poredaj po" odaberite "Datum predaje"
6. U padajućem izborniku "Sortiraj uključeno" provjerite je li odabrana "Vrijednosti ćelije"
7. Na padajućem izborniku Narudžba odaberite "Najstarije do najnovije"
8. Pritisnite U redu.

Gore navedeni koraci razvrstali bi cijeli skup podataka i dali rezultat kao što je prikazano u nastavku.

Imajte na umu da iako su datum i vrijeme brojevi, Excel je ipak prepoznao da se razlikuju po načinu prikaza. Dakle, kad sortirate prema datumu, prikazuju se kriteriji razvrstavanja "Najstarije do najnovije" i "Najnovije do najstarije", ali kada koristite brojeve, prikazuje "Od najvećeg do najmanjeg" ili "Od najmanjeg do najvećeg". Takve male stvari koje Excel čine izvrsnim alatom za proračunske tablice (PS: Google tablice ne prikazuju toliko detalja, samo blago razvrstavanje po A-Z ili Z-A)

Sortiranje prema boji ćelije / boji fonta

Ova je mogućnost nevjerojatna i ja je koristim cijelo vrijeme (možda malo previše).

Često imam skupove podataka koje ručno analiziram i označavam ćelije dok to radim. Na primjer, pregledavao sam popis članaka na ovom blogu (koji imam u Excel listu) i istaknuo sam one koje moram poboljšati.

I kad završim, mogu brzo sortirati ove podatke na temelju boja ćelija. To mi pomaže pri sastavljanju svih ovih označenih ćelija/redaka pri vrhu.

A da biste dodali sjaj, možete sortirati na temelju više boja. Dakle, ako označim ćelije s nazivima članaka kojima je potrebna hitna pažnja crvenom bojom, a neke koje se kasnije mogu riješiti žutom bojom, mogu sortirati podatke tako da prikazuju sve crvene redove, a zatim žute.

Ako vas zanima više, nedavno sam napisao ovaj članak o sortiranju na temelju više boja. U ovom odjeljku ću vam brzo pokazati kako sortirati samo na osnovu jedne boje

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku i želite sortirati prema boji i dobiti sve crvene ćelije pri vrhu.

U nastavku su navedeni koraci za sortiranje prema boji:

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Kliknite karticu Podaci
3. Kliknite ikonu Sortiraj. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Sortiranje.
4. U dijaloškom okviru Sortiranje provjerite je li odabrano zaglavlje mojih podataka. U slučaju da vaši podaci nemaju zaglavlja, to možete poništiti.
5. Na padajućem izborniku "Poredaj po" odaberite "Datum slanja" (ili bilo koji stupac u kojem imate obojene ćelije). Budući da u ovom primjeru imamo ćelije u boji u svim stupcima, možete odabrati bilo koji.
6. Na padajućem izborniku "Sortiraj uključeno" odaberite "Boja ćelije".
7. Na padajućem izborniku Narudžba odaberite boju s kojom želite sortirati. U slučaju da u skupu podataka imate više boja ćelija, ovdje će vam prikazati sve te boje
8. Na zadnjem padajućem izborniku odaberite "Na vrhu". Ovdje određujete želite li da obojene ćelije budu na vrhu skupa podataka ili pri dnu.
9. Pritisnite U redu.

Gore navedeni koraci razvrstali bi vaš skup podataka po boji i dobit ćete rezultat kao što je prikazano u nastavku.

Baš kao što smo ove podatke razvrstali prema boji ćelije, to možete učiniti i prema boji fonta i ikoni uvjetnog oblikovanja.

Sortiranje podataka na više razina

U stvarnosti, skupovi podataka rijetko su tako jednostavni kao oni koje koristim u ovom vodiču.

Vaš se može proširiti na tisuće redaka i stotine stupaca.

A kad imate tako velike skupove podataka, postoji i potreba za većim dijelom podataka. Razvrstavanje podataka na više razina jedna je od stvari koje će vam možda trebati ako imate veliki skup podataka.

Sortiranje podataka na više razina znači da možete sortirati skup podataka na temelju vrijednosti u jednom stupcu, a zatim ga ponovno sortirati na temelju vrijednosti u drugom stupcu.

Na primjer, pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku i želite ove podatke razvrstati na temelju dva kriterija:

1. Regija
2. Prodaja

Rezultat ovog sortiranja na temelju gornja dva kriterija dat će vam skup podataka kao što je prikazano u nastavku.

U gornjem primjeru imamo podatke prvo razvrstane po regijama, a zatim unutar svake regije, podaci se dalje sortiraju prema prodajnoj vrijednosti.

To nam brzo omogućuje da vidimo koji su predstavnici prodaje odlični u svakoj regiji ili koji loše.

U nastavku su navedeni koraci za sortiranje podataka na temelju više stupaca:

1. Odaberite cijeli skup podataka koji želite sortirati.
2. Kliknite karticu Podaci.
3. Kliknite na ikonu Sortiranje (ona prikazana ispod). Ovo će otvoriti dijaloški okvir Sortiranje.
4. U dijaloškom okviru Sortiranje provjerite je li odabrano zaglavlje mojih podataka. U slučaju da vaši podaci nemaju zaglavlja, to možete poništiti.
5. U dijaloškom okviru Sortiranje učinite sljedeće
   • Poredaj po (stupac): regija (ovo je prva razina sortiranja)
   • Sortiraj na: Vrijednosti ćelija
   • Redoslijed: od A do Ž
6. Pritisnite Dodaj razinu (ovo će dodati još jednu razinu mogućnosti sortiranja).
7. Na drugoj razini sortiranja napravite sljedeće odabire:
   • Zatim do (Kolona): Prodaja
   • Sortiraj na: Vrijednosti
   • Redoslijed: od najvećeg do najmanjeg
8. Pritisnite U redu

Profesionalni savjet: Dijaloški okvir Sortiranje ima značajku "Kopiraj razinu". Time se brzo kopira odabrana razina razvrstavanja, a zatim je možete jednostavno izmijeniti. Dobro je znati značajku i na kraju vam može uštedjeti vrijeme u slučaju da morate sortirati na temelju više stupaca.

Ispod je videozapis u kojem pokazujem kako izvršiti sortiranje na više razina u Excelu:

Sortiranje na temelju prilagođenog popisa

Iako Excel već ima neke uobičajene kriterije razvrstavanja (poput sortiranja po abecednom redu s tekstom, od najmanjeg do najvećeg ili od najvećeg do najmanjeg s brojevima, od najstarijeg do najnovijeg ili od najnovijeg do najstarijeg s datumima), to možda neće biti dovoljno.

Da vam dam primjer, pretpostavim da imam sljedeći skup podataka:

Sada, ako ih sortiram prema regiji po abecedi, imam dvije mogućnosti - od A do Z ili Z do A. Ispod je ono što dobivam kada ove podatke sortiram po abecedi od A do Z pomoću stupca regije.

Ali što ako želim da ovakav poredak bude istok, zapad, sjever, jug?

Naravno, možete sortirati podatke nakon razvrstavanja, ali to nije učinkovit način za to.

Pravi način za to bi bio korištenje prilagođenih popisa.

Prilagođeni popis je popis koji vam Excel omogućuje da stvorite, a zatim i koristite kao i ugrađeni popisi (kao što su nazivi mjeseci ili nazivi radnih dana). Nakon što ste stvorili prilagođeni popis, možete ga koristiti u značajkama kao što su sortiranje podataka ili ručica za popunjavanje.

Neki primjeri gdje prilagođeni popisi mogu biti korisni uključuju:

• Sortiranje podataka prema nazivu regije/grada
• Sortiranje prema veličinama majica - mala, srednja, velika, ekstra velika
• Sortiranje na temelju odgovora iz ankete - U potpunosti se slažem, slažem se, neutralno, ne slažem se
• Sortiranje na temelju vjerojatnosti - visoka, srednja, niska

Prvi korak u pokušaju sortiranja na temelju prilagođenih kriterija je stvaranje prilagođenog popisa.

Koraci za stvaranje prilagođenog popisa u Excelu:

1. Kliknite karticu Datoteka
2. Pritisnite Opcije
3. U dijaloškom okviru Excel mogućnosti odaberite "Napredno" s popisa u lijevom oknu.
4. U okviru Napredno odabrano pomaknite se prema dolje i odaberite "Uredi prilagođeni popis".
5. U dijaloški okvir Prilagođeni popisi upišite svoje kriterije u okvir pod naslovom Unosi popisa. Upišite svoje kriterije odvojene zarezima (istok, zapad, sjever, jug) [također možete uvesti svoje kriterije ako ih imate na popisu].
6. Pritisnite Dodaj
7. Pritisnite U redu

Nakon što dovršite gore navedene korake, Excel će stvoriti i pohraniti prilagođeni popis koji možete koristiti za sortiranje podataka.

Imajte na umu da redoslijed stavki na prilagođenom popisu određuje kako će vaš popis biti sortiran.

Kada kreirate prilagođeni popis u jednoj radnoj knjizi programa Excel, on postaje dostupan svim radnim knjigama u vašem sustavu. Dakle, morate ga stvoriti samo jednom i možete ga ponovno koristiti u svim radnim knjigama.

Koraci za sortiranje pomoću prilagođenog popisa

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku i želite ga sortirati prema regijama (poredak je istok, zapad, sjever i jug)

Budući da smo već stvorili prilagođeni popis, možemo ga koristiti za sortiranje podataka.

Evo koraka za sortiranje skupa podataka pomoću prilagođenog popisa:

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Kliknite karticu Podaci
3. Kliknite ikonu Sortiraj. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Sortiranje.
4. U dijaloškom okviru Sortiranje provjerite je li odabrano zaglavlje mojih podataka. U slučaju da vaši podaci nemaju zaglavlja, to možete poništiti.
5. Na padajućem izborniku "Poredaj po" odaberite "Regija" (ili bilo koji stupac u kojem imate obojene ćelije)
6. Na padajućem izborniku "Sortiraj uključeno" odaberite "Vrijednosti ćelije".
7. Na padajućem izborniku Naručivanje odaberite "Prilagođeni popis". Čim kliknete na nju, otvorit će se dijaloški okvir Prilagođeni popisi.
8. U dijaloškom okviru Prilagođeni popisi odaberite prilagođeni popis koji ste već stvorili u lijevom oknu.
9. Pritisnite U redu. Nakon što to učinite, vidjet ćete prilagođene kriterije razvrstavanja u padajućem polju redoslijeda sortiranja
10. Pritisnite U redu.

Gore navedeni koraci razvrstit će vaš skup podataka na temelju prilagođenih kriterija sortiranja.

Napomena: Ne morate prethodno stvoriti prilagođeni popis da biste sortirali podatke na temelju njega. Također ga možete stvoriti dok ste u dijaloškom okviru Sortiranje. Kada kliknete na Prilagođeni popis (u gore navedenom koraku 7), otvara se dijaloški okvir prilagođenog popisa. Tamo možete stvoriti i prilagođeni popis.

Prilagođeni popisi ne razlikuju velika i mala slova. U slučaju da želite izvršiti sortiranje osjetljivo na velika i mala slova, pogledajte ovaj primjer.

Sortiranje slijeva nadesno

Iako ćete u većini slučajeva vjerojatno sortirati na temelju vrijednosti stupca, ponekad ćete možda morati i sortirati na temelju vrijednosti retka.

Na primjer, u donjem skupu podataka želim ga razvrstati na temelju vrijednosti u retku Regija.

Iako ova vrsta strukture podataka nije toliko uobičajena kao stupacni podaci, još uvijek sam vidio mnogo ljudi koji rade s ovom vrstom konstrukcije.

Excel ima ugrađenu funkcionalnost koja vam omogućuje sortiranje slijeva nadesno.

U nastavku su navedeni koraci za sortiranje ovih podataka slijeva nadesno:

1. Odaberite cijeli skup podataka (osim zaglavlja)
2. Kliknite karticu Podaci
3. Kliknite ikonu Sortiraj. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Sortiranje.
4. U dijaloškom okviru Sortiranje kliknite Opcije.
5. U dijaloškom okviru Opcije sortiranja odaberite "Poredaj slijeva nadesno"
6. Pritisnite U redu.
7. Na padajućem izborniku "Poredaj po" odaberite 1. redak. Time specificiramo da se sortiranje mora izvršiti na temelju vrijednosti u 1. retku
8. Na padajućem izborniku "Sortiraj uključeno" odaberite "Vrijednosti ćelije".
9. Na padajućem izborniku Narudžba odaberite A-Z (ako želite, možete koristiti i prilagođeni popis sortiranja)
10. Pritisnite U redu.

Gore navedeni koraci sortirali bi podatke slijeva nadesno na temelju vrijednosti 1. reda.

Excel ne prepoznaje (ili čak dopušta da navedete) zaglavlja pri sortiranju slijeva nadesno. Stoga morate biti sigurni da vaše ćelije zaglavlja nisu odabrane pri sortiranju podataka. Ako odaberete i ćelije zaglavlja, one će biti poredane na temelju vrijednosti u njima.

Napomena: Drugi način razvrstavanja podataka zdesna nalijevo mogao bi biti transponiranje podataka i njihovo dobivanje u stupčastom obliku. Nakon što ga imate, možete koristiti bilo koju od do sada obrađenih metoda razvrstavanja. Nakon razvrstavanja možete kopirati rezultirajuće podatke i zalijepiti ih kao transponirane podatke.

Ispod je videozapis u kojem pokazujem kako sortirati podatke slijeva nadesno u Excelu

Sortiranje osjetljivo na velika i mala slova u Excelu

Do sada je u svim gornjim primjerima sortiranje bilo neovisno o slučaju.

Ali što ako želite sortiranje osjetiti na velika i mala slova?

Srećom, Excel vam omogućuje da odredite želite li da sortiranje razlikuje velika ili mala slova.

Napomena: Iako većinu vremena ne morate brinuti o sortiranju osjetljivom na velika i mala slova, to može biti korisno kada podatke preuzimate iz baze podataka, poput Salesforcea, ili ručno sortirate podatke i različiti ljudi unose isti tekst u različiti slučajevi. Razvrstavanje velikih i malih slova može vam pomoći da zajedno vodite sve zapise iste osobe/baze podataka.

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku i želite sortirati ove podatke prema stupcu regije:

U nastavku su navedeni koraci za sortiranje podataka po abecednom redu i za razlikovanje velikih i malih slova:

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Kliknite karticu Podaci
3. Kliknite ikonu Sortiraj. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Sortiranje.
4. U dijaloškom okviru Sortiranje provjerite je li odabrano zaglavlje mojih podataka. U slučaju da vaši podaci nemaju zaglavlja, to možete poništiti.
5. Pritisnite gumb Opcije
6. U dijaloškom okviru Sort Options (Opcije razvrstavanja) provjerite opciju "S obzirom na velika i mala slova"
7. Pritisnite U redu.
8. Na padajućem izborniku "Poredaj po" odaberite "Regija"
9. Na padajućem izborniku "Sortiraj uključeno" odaberite "Vrijednosti ćelije".
10. U padajućem izborniku za narudžbu odaberite od A do Z
11. Pritisnite U redu.

Gore navedeni koraci ne samo da bi podatke sortirali po abecedi prema regiji, već bi i učinili da razlikuju velika i mala slova.

Dobit ćete rezultirajuće podatke kao što je prikazano u nastavku:

Kada sortirate od A do Z, mali se tekst stavlja iznad velikog slova.

Dobivanje izvornog redoslijeda sortiranja

Često pri sortiranju podataka u Excelu možda ćete se htjeti vratiti na prethodni ili izvorni redoslijed sortiranja i početi iznova,

Iako možete koristiti funkciju poništavanja u Excelu (pomoću Control Z) za povratak korak po korak, može biti zbunjujuće ako ste već učinili više stvari nakon razvrstavanja podataka.

Također, poništavanje radi samo dok ne otvorite radnu knjigu, ali kada spremite i zatvorite, a zatim je kasnije otvorite, nećete se moći vratiti na izvorni redoslijed sortiranja.

Evo dva jednostavna načina kako ne možete izgubiti izvorni redoslijed sortiranja i vratiti ga čak i nakon razvrstavanja podataka:

1. Napravite kopiju izvornog skupa podataka. Ovo je nešto što vam preporučujem da učinite čak i ako vam nije potreban izvorni redoslijed sortiranja. Možete imati radnu knjigu sa svim podacima, a zatim jednostavno stvoriti kopiju radne knjige i raditi na kopiji. Kad radim na kritičnim skupovima podataka, svaki dan pravim kopiju (s datumom ili brojem verzije kao dijelom naziva radne knjige).
2. Dodajte stupac s nizom brojeva. Ova serija brojeva se miješa kada sortirate podatke, ali u slučaju da se želite vratiti na izvorne podatke, možete ih sortirati na temelju ove serije brojeva.

U ovom odjeljku dopustite mi da vam brzo pokažem što znači dodavanjem niza i korištenjem za vraćanje izvornog redoslijeda sortiranja.

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku:

Kako biste bili sigurni da imate način vratiti te podatke nakon razvrstavanja, dodajte stupac pomoćnik i u njemu ima niz brojeva (kao što je prikazano u nastavku).

Ovdje je vodič s različitim načinima za brzo dodavanje stupca s brojevima

Kad postavite pomoćni stupac, uključite ga prilikom sortiranja ovog skupa podataka.

Pretpostavimo da sortiram ove podatke prema regiji i na kraju dobijem podatke kao što je prikazano u nastavku:

Sada, ako se želim vratiti na izvorni skup podataka, jednostavno mogu ponovno sortirati ove podatke, ali na temelju pomoćnog stupca (od niskog do visokog).

Jednostavno … zar ne?

U slučaju da ne želite da se pomoćni stupac prikazuje, možete ga sakriti ili izraditi sigurnosnu kopiju, a zatim je izbrisati.

Neki uobičajeni problemi prilikom sortiranja podataka u Excelu

Na početku ovog članka pokazao sam vam različite načine razvrstavanja podataka u Excelu (uključujući gumbe za sortiranje na vrpci, opcije desnog klika, opciju filtriranja i dijaloški okvir za sortiranje).

I da ponovimo, korištenje dijaloškog okvira za sortiranje minimizira šanse ili probleme ili greške koje mogu nastati.

Dopustite mi da vam pokažem što može poći po zlu kada upotrijebite gumb za sortiranje s vrpce (oni prikazani u nastavku)

Ne identificiranje zaglavlja stupaca

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku:

Ovo izgleda kao pristojno formatiran skup podataka s zaglavljima jasno oblikovanim bojom ćelije i podebljanim fontom.

Dakle, kad sortirate ove podatke prema nazivima (pomoću gumba za sortiranje na vrpci), očekivali biste da će zaglavlje ostati pri vrhu, a ostali podaci da se sortiraju.

Ali što se događa kada to učinite - zaglavlje se također smatra normalnim podacima i sortira se (kao što je prikazano u nastavku).

Iako je Excel dovoljno pametan da prepozna zaglavlja, u ovom primjeru to nije uspio. Kada upotrebljavate gumbe ikone sortiranja na vrpci, nije bilo načina da ručno navedete da ti podaci imaju zaglavlja.

Napomena: Do ovog problema dolazi kada imam skup podataka i dodam i formatiram zaglavlja te ih sortiram. Uobičajeno, Excel bi bio dovoljno pametan da utvrdi da li postoje zaglavlja u skupu podataka (osobito ako se vrsta podataka zaglavlja i podaci u stupcu razlikuju). No u ovom slučaju to nije uspjelo kad sam dodao zaglavlje i odmah sortirao. Ako spremim ovu radnu knjigu, zatvorim je i ponovno otvorim, Excel nekako uspije identificirati prvi redak i zaglavlje.

Iako to u većini slučajeva možda nije problem, ipak postoji šansa kada upotrijebite ikone razvrstavanja na vrpci. Korištenje dijaloškog okvira uklanja ovaj problem jer možete navesti da imate zaglavlja.

Ne identificiraju se prazni redovi/stupci

Ovo je pitanje sortiranja malo složenije - i puno je češće nego što možete zamisliti.

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku. Imajte na umu da je red 6 skriven (i to je prazan red).

Sada, ako odaberem bilo koju ćeliju u prva četiri reda podataka (one iznad skrivenog praznog retka) i sortiram te podatke pomoću gumba za ikonu razvrstavanja, sortirat će samo prva četiri zapisa u skupu podataka (red 2 do 5). Slično, ako odaberem bilo koju ćeliju u skupu podataka ispod skrivenog praznog retka, sortirat će samo zadnjih sedam redaka.

A ako je ne tražite posebno, vjerojatno ćete propustiti ovu užasnu pogrešku.

Kako biti siguran da nećete na kraju napraviti ovu pogrešku razvrstavanja?

Kako ne biste postali žrtva ovog problema, morate provjeriti skup podataka prije nego ga sortirate.

Odaberite cijeli skup podataka prije sortiranja podataka.

To možete učiniti odabirom bilo koje ćelije u skupu podataka, a zatim pomoću prečaca na tipkovnici - Control + A.

Ako u vašem skupu podataka postoje prazni retci/stupci, cijeli skup podataka neće biti odabran. To možete identificirati brzim skeniranjem obrisa odabira.

Ako vidite da su izvan odabira ostali neki podaci, možete ih ručno odabrati.

Kako biste izbjegli ovaj problem, najbolje je prvo otkriti sve skrivene retke i stupce, a zatim nastaviti s razvrstavanjem podataka odabirom cijelog skupa podataka ili brisanjem praznih redaka.

Djelomično sortiranje (na temelju prezimena)

Ponekad možete imati skup podataka koji želite sortirati na temelju dijela teksta.

Na primjer, pretpostavimo da imam skup podataka kao što je prikazano u nastavku i želim sortirati te podatke na temelju prezimena.

Da bih to učinio, moram odvojiti ove podatke tako da u jednom stupcu imam samo prezimena. Kad ga imam, mogu upotrijebiti taj stupac za sortiranje podataka.

Ispod je formula koja mi može dati prezime:

= DESNO (B2, LEN (B2) -FIND ("", B2))

To će vam dati rezultat kao što je prikazano u nastavku.

Sada možete upotrijebiti stupac Prezime za sortiranje ovih podataka.

Nakon što završite, možete izbrisati stupac s prezimenom ili ga sakriti.

Imajte na umu da gornja formula funkcionira ako imate imena koja imaju samo ime i prezime i nemaju dvostrukih razmaka između njih. U slučaju da imate različite podatke o imenima, morat ćete prilagoditi formulu. Također možete koristiti Text to Column za brzo razdvajanje imena na temelju razmaka kao graničnika.

Ovo je samo jedan primjer sortiranja na temelju djelomičnih podataka. Drugi primjeri mogu uključivati ​​sortiranje prema gradovima u adresi ili ID zaposlenika na temelju kodova odjela.

Također, u slučaju da se tekst na temelju kojeg morate sortirati nalazi na početku teksta, možete koristiti samo uobičajenu značajku sortiranja.

Drugi primjeri sortiranja (pomoću formule i VBA)

Do sada sam u ovom vodiču pokrio primjere gdje smo koristili ugrađenu funkciju sortiranja u Excelu.

Automatsko sortiranje pomoću formule

Kad koristite ugrađenu funkciju sortiranja, a zatim napravite bilo kakvu promjenu u skupu podataka, morate je ponovno sortirati. Funkcija sortiranja nije dinamična.

U slučaju da želite dobiti skup podataka koji se automatski sortira kad god dođe do promjene, možete to učiniti pomoću formula.

Imajte na umu da za to morate držati izvorni skup podataka i sortirani skup podataka odvojeno (kao što je prikazano u nastavku)

Imam detaljan vodič u kojem opisujem sortiranje po abecednom redu pomoću formula. Prikazuje dvije metode za to - pomoću pomoćnih stupaca i formule polja.

Excel je također predstavio formulu dinamičkog niza SORT koja to lako može učiniti (bez pomoćnog stupca ili komplicirane formule niza). No, budući da je ovo sasvim novo, možda nećete imati pristup tome u svojoj verziji programa Excel.

Sortiranje pomoću VBA

I na kraju, ako želite zaobići sav dijaloški okvir za sortiranje ili druge mogućnosti sortiranja, možete upotrijebiti VBA za razvrstavanje podataka.

U donjem primjeru imam skup podataka koji sortira podatke kad dvaput kliknem na zaglavlje stupca. To olakšava sortiranje i može se koristiti na nadzornim pločama kako bi bilo jednostavnije za korištenje.

Evo detaljnog vodiča u kojem opisujem kako sortirati podatke pomoću VBA -e i stvoriti nešto kao što je prikazano gore.

Pokušao sam obuhvatiti mnogo primjera kako bih vam pokazao različite načine razvrstavanja podataka u Excelu i sve stvari koje morate imati na umu pri tome.

Nadam se da vam je ovaj vodič bio koristan.