Korištenje rezača u zaokretnoj tablici programa Excel - Vodič za početnike

Excel 2010 verzija zaokretne tablice ogorčena je ulaskom nove super cool značajke - Slicers.

Rezač zaokretne tablice omogućuje vam filtriranje podataka kada odaberete jednu ili više opcija u okviru Slicer (kao što je prikazano u nastavku).

U gornjem primjeru Slicer je narančasti okvir s desne strane i možete jednostavno filtrirati zaokretnu tablicu jednostavnim klikom na gumb regije u rezaču.

Započnimo.

Kliknite ovdje do Preuzmite uzorke podataka i slijedite ga.

Umetanje rezača u zaokretnu tablicu programa Excel

Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku:

Ovo je lažni skup podataka (maloprodaja u SAD -u) i proteže se kroz 1000 redaka. Pomoću ovih podataka stvorili smo zaokretnu tablicu koja prikazuje ukupnu prodaju za četiri regije.

Čitaj više: Kako stvoriti zaokretnu tablicu od nule.

Nakon što postavite zaokretnu tablicu, možete umetnuti rezače.

Netko će se možda upitati - zašto mi trebaju rezači?

Rezači će vam možda trebati ako ne želite cijelu zaokretnu tablicu, već samo dio nje. Na primjer, ako ne želite vidjeti prodaju za sve regije, već samo za jug, ili jug i zapad, tada možete umetnuti rezač i brzo odabrati željene regije za koje želite dobiti podatke o prodaji.

Rezači su vizualniji način koji vam omogućuje filtriranje podataka zaokretne tablice na temelju odabira.

Evo koraka za umetanje rezača za ovu zaokretnu tablicu:

• Odaberite bilo koju ćeliju u zaokretnoj tablici.
• Idite na Umetni -> Filter -> Rezač.
• U dijaloškom okviru Umetanje rezača odaberite dimenziju za koju imate mogućnost filtriranja podataka. Okvir za rezanje ispisao bi sve dostupne dimenzije i možete odabrati jednu ili više dimenzija odjednom. Na primjer, ako odaberem samo Regiju, umetnut će samo okvir Rezač regije, a ako odaberem Regiju i Vrstu maloprodaje oboje, umetnut će dva rezača.
• Pritisnite U redu. Ovo će umetnuti rezače (e) u radni list.

Imajte na umu da bi Slicer automatski identificirao sve jedinstvene stavke odabrane dimenzije i naveo ih u okviru za rezanje.

Nakon što umetnete rezač, podatke možete filtrirati jednostavnim klikom na stavku. Na primjer, da biste dobili prodaju samo za južnu regiju, kliknite na jug. Primijetit ćete da odabrana stavka dobiva drugačiju nijansu boje u usporedbi s ostalim stavkama na popisu.

Također možete odabrati odabir više stavki odjednom. Da biste to učinili, držite kontrolnu tipku i kliknite one koje želite odabrati.

Ako želite poništiti odabir, kliknite ikonu filtra (s crvenim križem) u gornjem desnom kutu.

Umetanje više rezača u zaokretnu tablicu

Također možete umetnuti više rezača odabirom više dimenzija u dijaloškom okviru Umetni rezače.

Za umetanje više rezača:

• Odaberite bilo koju ćeliju u zaokretnoj tablici.
• Idite na Umetni -> Filter -> Slicer.
• U dijaloškom okviru Umetanje rezača odaberite sve dimenzije za koje želite nabaviti rezače.
• Pritisnite U redu.

Ovo će umetnuti sve odabrane rezače u radni list.

Imajte na umu da su ti rezači međusobno povezani. Na primjer, ako odaberem "Srednji zapad" u filtru Regija i "Više reda" u filtru Vrsta maloprodaje, tada će se prikazivati ​​prodaja za sve trgovce na više linija u regiji Srednji zapad.

Također, ako odaberem Mid West, imajte na umu da opcija Specialty u drugom filtru dobiva svjetliju nijansu plave (kao što je prikazano u nastavku). To ukazuje na to da nema podataka za specijalizirane maloprodaje u regiji Srednjeg zapada.

Slicers vs. Filtri izvješća

Koja je razlika između rezača i filtara izvješća?

Rezači izgledaju super i laki su za upotrebu. Snaga zaokretne tablice leži u činjenici da vam ne treba puno vještine da biste je koristili. Sve što trebate učiniti je povući i ispustiti i kliknuti tu i tamo i imat ćete odlično izvješće u roku od nekoliko sekundi.

Iako Filtri izvješća odlično rade svoj posao, rezači vam dodatno olakšavaju filtriranje zaokretne tablice i/ili predaju bilo kome bez znanja o Excelu ili zaokretnim tablicama. Budući da je tako intuitivan, čak i ta osoba može sama koristiti te rezače klikom na nju i filtriranjem podataka. Budući da se radi o vizualnim filterima, bilo tko se lako toga može snaći, čak i kad ga koristi prvi put.

Evo nekoliko ključnih razlika između rezača i filtara izvješća:

• Rezači ne zauzimaju fiksnu ćeliju na radnom listu. Možete ih pomicati kao i svaki drugi objekt ili oblik. Filtri izvješća vezani su za ćeliju.
• Filtri izvješća povezani su s određenom zaokretnom tablicom. Sliceri se, s druge strane, mogu povezati s više zaokretnih tablica (kao što ćemo vidjeti kasnije u ovom vodiču).
• Budući da filter izvješća zauzima fiksnu ćeliju, lakše ga je automatizirati putem VBA. S druge strane, rezač je objekt i trebao bi mu složeniji kod.

Formatiranje rezača

Slicer dolazi s velikom fleksibilnošću što se tiče oblikovanja.

Evo stvari koje možete prilagoditi u rezaču.

Mijenjanje boja rezača

Ako vam se ne sviđaju zadane boje rezača, možete ga jednostavno izmijeniti.

• Odaberite rezač.
• Idite na Alati za rezanje -> Opcije -> Stilovi rezača. Ovdje ćete pronaći brojne različite opcije. Odaberite onu koja vam se sviđa i vaš rezač će odmah dobiti to oblikovanje.

Ako vam se ne sviđaju zadani stilovi, možete stvoriti vlastiti. Da biste to učinili, odaberite opciju Novi stil rezača i navedite vlastito oblikovanje.

Dobivanje više stupaca u okvir za rezanje

Slicer prema zadanim postavkama ima jedan stupac i u njemu su navedene sve stavke odabrane dimenzije. U slučaju da imate mnogo stavki, Slicer prikazuje traku za pomicanje pomoću koje možete pregledavati sve stavke.

Možda ćete htjeti da sve stavke budu vidljive bez gnjavaže pri pomicanju. To možete učiniti stvaranjem rezača s više stupaca.

Uraditi ovo:

• Odaberite rezač.
• Idite na Alati za rezanje -> Opcije -> Gumbi.
• Promijenite vrijednost Stupci na 2.

Ovo će trenutno podijeliti stavke u rezaču u dva stupca. Međutim, možda ćete učiniti da nešto izgleda tako strašno kao što je prikazano u nastavku:

Ovo izgleda pretrpano i puna imena nisu prikazana. Kako biste bolje izgledali, promijenite veličinu rezača, pa čak i gumbe unutar njega.

Uraditi ovo:

• Odaberite rezač.
• Idite na Alati za rezanje -> Opcije.
• Promijenite visinu i širinu gumba i rezača. (Imajte na umu da veličinu rezača možete promijeniti i jednostavnim odabirom i korištenjem miša za podešavanje rubova. Međutim, da biste promijenili veličinu gumba, morate izvršiti promjene samo u opcijama).

Promjena/uklanjanje zaglavlja rezača

Prema zadanim postavkama, Slicer odabire naziv polja iz podataka. Na primjer, ako stvorim rezač za regije, zaglavlje bi automatski bilo "regija".

Možda ćete htjeti promijeniti zaglavlje ili ga potpuno ukloniti.

Evo koraka:

• Desnom tipkom miša kliknite Slicer i odaberite Slicer Settings.
• U dijaloškom okviru Postavke rezača promijenite naslov zaglavlja u ono što želite.
• Pritisnite U redu.

To bi promijenilo zaglavlje u rezaču.

Ako ne želite vidjeti zaglavlje, poništite opciju Prikaži zaglavlje u dijaloškom okviru.

Sortiranje stavki u rezaču

Prema zadanim postavkama, stavke u Sliceru sortirane su uzlaznim redoslijedom u slučaju teksta i Starije prema Novijem u slučaju brojeva/datuma.

Možete promijeniti zadanu postavku, pa čak i koristiti vlastite prilagođene kriterije razvrstavanja.

Evo kako to učiniti:

• Desnom tipkom miša kliknite Slicer i odaberite Slicer Settings.
• U dijaloškom okviru Postavke rezača možete promijeniti kriterije razvrstavanja ili koristiti vlastite prilagođene kriterije razvrstavanja.
• Pritisnite U redu.

Čitaj više: Kako stvoriti prilagođene popise u Excelu (za stvaranje vlastitih kriterija razvrstavanja)

Skrivanje stavki bez podataka iz okvira za rezanje

Može se dogoditi da neke stavke u zaokretnoj tablici nemaju podatke. U takvim slučajevima možete natjerati Slicers da sakriju tu stavku.

Na primjer, na donjoj slici imam dva rezača (jedan za regiju, a drugi za vrstu prodavača). Kad odaberem Srednji zapad, stavka Posebnost u drugom filtru dobiva svijetloplavu nijansu koja pokazuje da u njemu nema podataka.

U takvim slučajevima možete odabrati da se uopće ne prikazuje.

Evo koraka za to:

• Desnom tipkom miša kliknite Slicer u koji želite sakriti podatke i odaberite Settings Slicer Settings.
• U dijaloškom okviru Postavke rezača s opcijama ‘Sortiranje i filtriranje stavki’ označite opciju ‘Sakrij stavke bez podataka’.
• Pritisnite U redu.

Spajanje rezača na više zaokretnih tablica

Rezač se može povezati s više zaokretnih tablica. Nakon povezivanja možete koristiti jedan rezač za istodobno filtriranje svih povezanih zaokretnih tablica.

Zapamtite, za povezivanje različitih zaokretnih tablica s rezačem, zaokretne tablice moraju dijeliti istu zaokretnu predmemoriju. To znači da su ili stvorene korištenjem istih podataka ili je jedna od zaokretne tablice kopirana i zalijepljena kao zasebna zaokretna tablica.

Čitaj više: Što je predmemorija zaokretne tablice i kako je koristiti?

Ispod je primjer dvije različite zaokretne tablice. Imajte na umu da Slicer u ovom slučaju radi samo za zaokretnu tablicu s lijeve strane (i nema učinka na onu s desne strane).

Za povezivanje ovog rezača s obje zaokretne tablice:

• Desnom tipkom miša kliknite Slicer i odaberite Report Connections. (Alternativno, također možete odabrati rezač i otići na Alati za rezanje -> Opcije -> Slicer -> Izvještaji o vezama).
• U dijaloškom okviru Izvještaji o vezama vidjet ćete sve nazive zaokretne tablice koji dijele istu zaokretnu predmemoriju. Odaberite one koje želite spojiti na rezač. U ovom slučaju imam samo dvije zaokretne tablice i obje sam povezao s rezačem.
• Pritisnite U redu.

Sada je vaš Slicer povezan s obje zaokretne tablice. Kada napravite odabir u rezaču, filtriranje će se dogoditi u obje zaokretne tablice (kao što je prikazano u nastavku).

Stvaranje dinamičkih zaokretnih grafikona pomoću rezača

Baš kao što koristite rezač s zaokretnom tablicom, možete ga koristiti i sa zaokretnim grafikonima.

Nešto kao što je prikazano ispod:

Evo kako možete stvoriti ovaj dinamički grafikon:

• Odaberite podatke i idite na Umetni -> Karte -> Zaokretni grafikon.
• U dijaloškom okviru Stvori zaokretni grafikon provjerite je li raspon ispravan i kliknite U redu. Ovo će umetnuti zaokretni grafikon u novi list.
• Odaberite polja (ili povucite i ispustite polja u odjeljak područja) da biste dobili zaokretni grafikon koji želite. U ovom primjeru imamo grafikon koji prikazuje prodaju po regijama za četiri tromjesečja. (Ovdje pročitajte kako grupirati datume kao četvrtine).
• Kad pripremite zaokretni grafikon, idite na Umetni -> Slicer.
• Pomoću grafikona odaberite željenu dimenziju rezača. U ovom slučaju želim vrste trgovaca pa provjeravam tu dimenziju.
• Formatirajte grafikon i rezač i gotovi ste.

Imajte na umu da možete povezati više rezača na isti zaokretni grafikon, a možete povezati i više grafikona na isti rezač (na isti način na koji smo povezali više zaokretnih tablica na isti rezač).

Kliknite ovdje za preuzimanje uzorka podataka i isprobajte sami.

Možda će vam se svidjeti i sljedeći vodiči za zaokretnu tablicu:

• Kako grupirati datume u zaokretnoj tablici programa Excel.
• Kako grupirati brojeve u zaokretnoj tablici u Excelu.
• Kako osvježiti zaokretnu tablicu u Excelu.
• Priprema izvornih podataka za zaokretnu tablicu.
• Kako dodati i koristiti izračunato polje Excel zaokretne tablice.
• Kako primijeniti uvjetno oblikovanje u zaokretnoj tablici u Excelu.
• Kako zamijeniti prazne ćelije nulama u zaokretnim tablicama programa Excel.