Pogledajte video - Kako označiti prazne ćelije u Excelu
Kad dobijem datoteku s podacima od klijenta/kolege ili je preuzmem iz baze podataka, obavim neke osnovne provjere podataka. Činim to kako bih bio siguran da nema nedostajućih podatkovnih točaka, pogrešaka ili duplikata koji bi kasnije mogli dovesti do problema.
Jedna od takvih provjera je pronalaženje i isticanje praznih ćelija u Excelu.
Postoji mnogo razloga koji mogu rezultirati praznim ćelijama u skupu podataka:
- Podaci nisu dostupni.
- Podatkovne točke slučajno su izbrisane.
- Formula vraća prazan niz što rezultira praznom ćelijom.
Iako je ove prazne ćelije lako uočiti u malom skupu podataka, ako imate ogromnu sa stotinama redaka i stupaca, ručno bi to bilo vrlo neučinkovito i sklono pogreškama.
U ovom vodiču pokazat ću vam različite načine pronalaženja i isticanja praznih ćelija u Excelu.
Istaknite prazne ćelije pomoću uvjetnog oblikovanja
Uvjetno oblikovanje izvrstan je način za isticanje ćelija na temelju njihove vrijednosti kada je zadani uvjet ispunjen.
Pokazat ću ove primjere s malim skupom podataka. Međutim, te iste tehnike možete koristiti i s velikim skupovima podataka.
Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku:
Možete vidjeti da u ovom skupu podataka postoje prazne ćelije.
Evo koraka za označavanje praznih ćelija u Excelu (pomoću uvjetnog oblikovanja):
- Odaberite podatke.
- Idite na karticu Početna.
- Na padajućem izborniku Uvjetno oblikovanje kliknite Novo pravilo.
- U dijaloškom okviru "Nova pravila oblikovanja" odaberite "Formatiraj samo ćelije koje sadrže".
- Odaberite "Praznine" s padajućeg izbornika (kao što je prikazano u nastavku):
- Odredite oblikovanje (u kojem želite označiti prazna mjesta).
- Pritisnite U redu.
Time bi se istaknule sve prazne ćelije u skupu podataka.
Imajte na umu da je uvjetno oblikovanje dinamičko. To znači da će se, ako se primijeni uvjetno oblikovanje i izbrišete podatkovnu točku, ta ćelija automatski istaknuti.
Istodobno, ovo dinamičko ponašanje dolazi s režijskim troškovima. Uvjetno oblikovanje je nestabilno i ako se koristi na velikim skupovima podataka, može usporiti radnu knjigu.
Odaberite i označite prazne ćelije u Excelu
Ako želite brzo odabrati i označiti prazne ćelije, možete upotrijebiti tehniku "Idi na posebno".
Evo koraka za odabir i označavanje praznih ćelija u Excelu:
- Odaberite podatke.
- Pritisnite tipku F5. Otvorit će se dijaloški okvir Idi na.
- U dijaloškom okviru Idi na kliknite gumb Poseban.
- U dijaloškom okviru Idi na posebno odaberite prazna polja.
- Pritisnite U redu. Ovo će odabrati sve prazne ćelije u skupu podataka.
- Sa odabranim praznim ćelijama označite ih dajući im boju ćelije.
Kao što je spomenuto, ova metoda je korisna kada želite brzo odabrati sve prazne ćelije i istaknuti je. Također možete koristiti iste korake za odabir svih praznih ćelija, a zatim ispuniti 0 ili NA ili bilo koji drugi relevantan tekst u njemu.
Imajte na umu da za razliku od uvjetnog oblikovanja, ova metoda nije dinamička. Ako to učinite jednom, a zatim greškom izbrišete podatkovnu točku, ona se neće istaknuti.
Korištenje VBA za označavanje praznih ćelija u Excelu
Također možete koristiti kratki VBA kôd za označavanje praznih ćelija u odabranom skupu podataka.
Ova je metoda prikladnija kada trebate često pronaći i označiti prazne ćelije u skupovima podataka. Možete jednostavno koristiti donji kôd i stvoriti dodatak ili ga spremiti u svoju osobnu radnu knjigu makronaredbi.
Evo VBA koda koji će istaknuti prazne ćelije u odabranom skupu podataka:
'Kôd prema Sumit Bansal -u (https://trumpexcel.com) Sub HighlightBlankCells () Dim Dataset As Range Set Dataset = Selection Dataset.SpecialCells (xlCellTypeBlanks) .Interior.Color = vbRed End Sub
Evo koraka za stavljanje ovog VBA koda u pozadinu, a zatim pomoću njega za isticanje praznih ćelija u Excelu:
- Idite na karticu Developer i kliknite na Visual Basic (ili pritisnite ALT + F11).
- U uređivaču Vb unutar programa Project Explorer desnom tipkom miša kliknite bilo koji naziv lista (ako ne vidite Project Explorer, pritisnite CONTROL + R).
- Idite na Umetni i kliknite na Modul.
- U prozoru koda modula kopirajte i zalijepite VBA kôd.
- Zatvorite VB Editor.
Kako pokrenuti VBA kod (makro)?
Nakon što ste kopirali zalijepili ovu makronaredbu, postoji nekoliko načina na koje možete koristiti ovu makronaredbu.
Korištenje dijaloškog okvira Makro
Evo koraka za pokretanje ove makronaredbe pomoću dijaloškog okvira Makro:
- Odaberite podatke.
- Idite na karticu Developer i kliknite Macros.
- U dijaloškom okviru Makronaredbe odaberite makronaredbu ‘HighlightBlankCells’ i kliknite Pokreni.
Koristeći VB Editor
Evo koraka za pokretanje ove makronaredbe pomoću VB uređivača:
- Odaberite podatke.
- Idite na karticu Developer i kliknite na Visual Basic.
- U uređivaču VB kliknite bilo gdje u kodu.
- Pritisnite gumb Zeleni trokut na alatnoj traci (ili pritisnite tipku F5).
Kao što sam spomenuo, upotreba VBA makronaredbe za isticanje praznih ćelija način je na koji ćete to morati činiti često. Osim gore navedenih načina za pokretanje makronaredbe, možete stvoriti i dodatak ili spremiti kôd u radnu knjigu Osobna makronaredba. To će vam omogućiti pristup ovom kodu iz bilo koje radne knjige u vašem sustavu.
