Kako uključiti automatsko spremanje u Excelu (jednostavan vodič)

Iako se Excel neprestano poboljšava sa svakom novom verzijom, još uvijek postoje slučajevi u kojima se može dogoditi da se s vremena na vrijeme sruši (osobito ako radite s velikim skupom podataka).

A ponekad bi to mogao biti faktor izvan Excela - kao što je nestanak struje ili sustav visi zbog problema koji nije Excel.

U takvim slučajevima, kako ne biste izgubili podatke, Excel ima značajku automatskog spremanja - koja će, kao što naziv govori, automatski spremiti vaš rad.

S omogućenim automatskim spremanjem, Excel će u redovitim intervalima spremati vaš rad, što će osigurati da ne izgubite mnogo posla (maksimalno se može izgubiti nekoliko minuta rada).

U ovom ću vam vodiču pokazati kako uključiti automatsko spremanje u Excelu i sve važne stvari koje trebate znati o njemu.

Bilješka: Automatsko spremanje nova je značajka u sustavu Office365, gdje vam omogućuje spremanje u stvarnom vremenu kada se datoteke spremaju u OneDrive ili SharePoint. U slučaju da koristite prethodne verzije (Excel 2010/2013/2016/2019), imate Spremi podatke o automatskom oporavku, koji nisu u stvarnom vremenu, ali spremaju vaš rad u redovitim intervalima.

Automatsko spremanje protiv automatskog oporavka

Automatsko spremanje nova je značajka u programu Excel Office 365, dok je AutoRecover bio i u prethodnim verzijama.

Automatsko spremanje omogućuje vam spremanje vašeg rada u stvarnom vremenu prilikom spremanja Excel datoteka u OneDrive ili SharePoint.

Naprotiv, ‘Spremi podatke o automatskom oporavku’ opcija je koja automatski sprema vaš rad svakih 10 minuta (ili bilo koje razdoblje koje navedete). Kad je ova opcija omogućena, ona će zadržati privremenu kopiju vašeg rada i spremati je svakih 10 minuta.

U slučaju da se vaš sustav neočekivano isključi, i dalje ćete moći oporaviti privremeno spremljenu datoteku (pomoću značajke Automatsko obnavljanje).

U ovom ću vodiču pokriti obje ove značajke.

Uključite Automatsko spremanje u Excelu iz dijaloškog okvira Mogućnosti

Možete omogućiti automatsko spremanje kao i spremiti podatke za automatsko oporavak (tj. Za automatsko spremanje datoteka u određenom vremenskom intervalu) u Excelu iz dijaloškog okvira Mogućnosti. Kad to učinite, ovo će se uključiti za sve radne bilježnice koje radite na tom sustavu.

Ne zaboravite da je automatsko spremanje dostupno samo korisnicima Office365. Ako nemate O365, možete koristiti samo Automatsko obnavljanje.

U nastavku su navedeni koraci za uključivanje automatskog spremanja u Excelu:

1. Kliknite karticu Datoteka
2. Pritisnite Opcije
3. U dijaloškom okviru Excel mogućnosti kliknite opciju Spremi s lijeve strane
4. Označite opciju - "Spremi podatke o automatskom oporavku svaki". Prema zadanim postavkama vrijednost je 10 minuta, ali možete odabrati nižu ili veću vrijednost ako želite.
5. Označite opciju - "Automatsko spremanje datoteka OneDrive i SharePoint Online prema zadanim postavkama u Excelu". Ova opcija radi samo za Office 365 i sprema vaš rad u stvarnom vremenu (svakih nekoliko sekundi)
6. Pritisnite U redu

Gore navedeni koraci osigurat će automatsko spremanje vašeg rada nakon svakih 10 minuta.

Imajte na umu da za funkcioniranje ‘Automatsko spremanje datoteka OneDrive i SharePoint Online prema zadanim postavkama u Excelu’ vaše datoteke moraju biti u najnovijem formatu datoteke (tj. XLSX, a ne XLS).

Ostale korisne opcije koje možete koristiti:

• Zadržite zadnju verziju automatskog oporavka ako zatvorim bez spremanja: Dok Excel sprema vaš rad svakih 10 minuta (ako je uključeno Automatsko spremanje), omogućavanje ove opcije osigurat će da nećete izgubiti ni posao između tih 10 minuta (u slučaju pada sustava ili prekida napajanja). Kada je omogućeno, Excel će vam pokazati mogućnost automatskog oporavka svih nespremljenih datoteka/podataka.
• Automatsko obnavljanje lokacije datoteke: Ovo je mjesto gdje Excel sprema nespremljene datoteke. Ovo mjesto možete promijeniti ako želite. U slučaju da niste administrator, ovo možda nećete moći promijeniti.

Kad je omogućeno automatsko spremanje (s datotekama spremljenim na Onedriveu ili SharePointu), nećete vidjeti upit za spremanje nespremljenih promjena kada zatvorite datoteku (budući da se te promjene spremaju svakih nekoliko sekundi).

Također, u slučaju da u datoteku dodajete VB kôd (makro), Automatsko spremanje bi se zaustavilo i pokazat će vam upit za spremanje ove datoteke kao makronaredbu (.xlsm format)

Automatsko spremanje sada omogućuje korisnicima programa Excel dijeljenje datoteka i unošenje promjena u stvarnom vremenu. Također, možete vidjeti povijest verzija i vratiti se na bilo koju prethodnu verziju ako želite. Kad otvorite staru datoteku pomoću povijesti verzija, bit će otvorena kao Samo za čitanje i ako želite, možete je spremiti s novim imenom.

Dodavanje automatskog spremanja u QAT (za Office 365)

Ako koristite OneDrive ili SharePoint, možete dodati i opciju Automatsko spremanje na Alatnoj traci za brzi pristup (dostupno samo u sustavu Office 365).

To vam omogućuje da omogućite automatsko spremanje (u sustavu SharePoint ili OneDrive) jednim klikom (to je gumb za prebacivanje).

Iako sam otkrio da je prema zadanim postavkama dostupan u mojoj pretplati na Office365, u slučaju da ga nemate, možete dodati Automatsko spremanje na Alatnu traku za brzi pristup pomoću koraka u nastavku:

1. Kliknite ikonu Prilagodi alatnu traku za brzi pristup
2. Pritisnite opciju Automatski spremi

U slučaju da u padajućem izborniku ne vidite opciju 'Automatski spremi', kliknite Naredbu Više i upotrijebite dijaloški okvir Opcije programa Excel za dodavanje opcije Automatsko spremanje u QAT.

Problem s automatskim spremanjem (Spremi kao vs Spremi kopiju)

Kada omogućite automatsko spremanje i spremite datoteku u OneDrive ili SharePoint, primijetit ćete da više ne vidite opciju "Spremi kao". Umjesto toga vidite opciju "Spremi kopiju" (više o tome ovdje)

Kad je automatsko spremanje omogućeno i vaš se rad sprema svakih nekoliko sekundi, neće biti moguće uvesti neke promjene i spremiti ga kao novu datoteku.

Na primjer, ako počnete sa starom datotekom, radite na njoj 20 minuta i spremite kopiju, imat ćete staru datoteku kao i novu datoteku s 20 minuta najnovijeg rada. No to nije moguće s omogućenim automatskim spremanjem gdje se vaš rad sprema svakih nekoliko sekundi.

Zbog toga sada imate ‘Spremi kopiju‘Opciju koju možete upotrijebiti za izradu kopije, a zatim i za izmjene.

U slučaju da vaše Excel datoteke nisu na usluzi OneDrive ili SharePoint, i dalje ćete vidjeti opciju "Spremi kao".

Korištenje alata trećih strana, poput DropBox-a ili Google diska

Također možete dobiti opcije povijesti verzija Excel datoteka s opcijama pohrane, poput Dropboxa i Google diska.

Ovi alati jednostavno provjeravaju postoje li promjene u datoteci i spremaju prethodnu verziju. Zatim se možete vratiti na ove verzije ako želite.

Jedna od prednosti korištenja ovih alata trećih strana je ta što možete jednostavno surađivati ​​s ljudima koji ne koriste OneDrive.

Budući da mnogi često preferiraju Google disk i Dropbox u odnosu na OneDrive, to pomaže kada radite s timovima/klijentima koji koriste ove opcije.

Jedino je upozorenje da ne čuvate povjerljive podatke na ovim uslugama pohrane u oblaku.

Automatski spremi datoteku prije zatvaranja pomoću VBA

Automatsko spremanje je nevjerojatna značajka koja čini rad s Excelom bez stresa - znajući da se podaci neće izgubiti.

U slučaju da nemate Office 365 (što znači da nemate ni značajku automatskog spremanja), morat ćete se osloniti na Excelovu značajku automatskog oporavka.

Druga mogućnost koju možete koristiti je postavljanje jednostavnog VBA koda koji osigurava spremanje datoteke prije nego što je zatvorite. To osigurava da ne izgubite posao jer ste datoteku zatvorili prije spremanja.

Napomena: Ovo bi imalo smisla samo ako ne upotrebljavate Office 365 s OneDriveom ili SharePointom. Ako jeste, uvijek se možete vratiti na prethodne verzije, a datoteke se ionako automatski spremaju.

U nastavku su navedeni koraci pomoću kojih VBA sprema datoteku prije zatvaranja radne knjige:

1. Otvorite radnu knjigu u kojoj želite omogućiti spremanje ovog VBA koda prije zatvaranja.
2. Držite tipku ALT i pritisnite tipku F11 (ili Command + Option + F11 na Macu). Ovo otvara VB Editor.
3. Dvaput kliknite objekt ThisWorkbook (za datoteku u koju želite dodati ovaj kôd) u Project Exploreru
4. Kopirajte i zalijepite donji kod u prozor koda ThisWorkbook:

   Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) ThisWorkbook.Save End Sub

5. Zatvorite VB Editor

Sada, kada dođe do bilo kakve promjene u radnoj knjizi i zatvorite je prije spremanja, ona će prvo pokrenuti ovaj kôd (budući da se radi o VBA događaju koji se izvodi na temelju događaja - koji se u ovom slučaju zatvara). Ovaj će kôd najprije spremiti radnu knjigu, a zatim je zatvoriti.

U slučaju da prethodno niste spremili datoteku, prikazat će se upit koji će od vas tražiti da navedete mjesto na kojem bi se datoteka trebala spremiti.

U slučaju da ne želite prebrisati postojeću datoteku, možete i izmijeniti kôd tako da datoteku sprema s vremenskom oznakom. Na ovaj način vaš rad neće biti izgubljen, a možete se i vratiti na prethodnu verziju.

Ispod je VBA kôd koji će spremiti datoteku s datumom i oznakom vremena u nazivu datoteke:

Private Sub Workbook_BeforeClose (Cancel As Boolean) wbname = ThisWorkbook.Name timestamp = Format (Now, "ddmmmyyy-hhmmss") ThisWorkbook.SaveAs timestamp & wbname End Sub

To će spremiti novu datoteku s vremenskom oznakom u imenu na isto mjesto na kojem je spremljena stara datoteka. Ako želite da se datoteka spremi u određenu mapu, to mjesto možete navesti u kodu.

Ovo je sve što trebate znati o omogućavanju automatskog spremanja u Excelu i učinkovitoj upotrebi. A ako ne koristite Office 365 i stoga nemate automatsko spremanje, još uvijek možete konfigurirati opcije automatskog oporavka i oporaviti sve nespremljene datoteke. Također, VBA kôd može se koristiti za automatsko spremanje datoteka kada ih zatvorite kao kopiju.

Nadam se da vam je ovaj vodič bio koristan!