Omogućite uvjetni unos podataka u Excel pomoću provjere valjanosti podataka

Excel je više od alata za unos podataka. Ali ako govorite samo o unosu podataka u Excel, to je vraški dobro. Pomoću provjere valjanosti podataka možete omogućiti unos podataka u ćeliju (e) na temelju unaprijed definiranih uvjeta.

Uvjetni unos podataka u Excel pomoću provjere valjanosti podataka

Evo nekoliko primjera uvjetnih pravila unosa podataka:

• Dopustite unos podataka samo s unaprijed definiranog popisa (pomoću padajućih popisa).
• Dopustite unos podataka samo kad su navedene ćelije popunjene.
• Dopustite unos DATE samo između dva navedena datuma.

Također možete kombinirati više uvjeta za stvaranje pravila za unos podataka.

Ova vrsta uvjetnog unosa podataka u excelu može se izvršiti pomoću značajke provjere valjanosti podataka u Excelu. Može omogućiti unos podataka u navedene ćelije samo kada su navedeni uvjeti ispunjeni, inače pokazuje pogrešku.

Dopusti unos podataka s unaprijed definiranog popisa

Korisnikom možete ograničiti odabir s popisa stvaranjem padajućeg popisa. Na primjer, pretpostavimo da imate popis zemalja kako je prikazano u nastavku i želite dopustiti unos samo jednog od ovih naziva u ćeliju C1:

Možete stvoriti padajući popis koji će ograničiti unose samo na one navedene na popisu. Ako pokušate unijeti bilo koji drugi tekstualni niz, prikazat će se pogreška (kao što je prikazano u nastavku):

Evo kako možete stvoriti padajući popis:

• Odaberite ćeliju u kojoj želite prikazati padajući popis. U ovom primjeru to su ćelije C1.
• Idite na Podaci -> Alati za podatke -> Provjera podataka.
  
• U dijaloškom okviru za provjeru valjanosti podataka odaberite karticu postavki i unesite sljedeće promjene:
  • Dopusti: Popis
  • Izvor: $ A $ 1: $ A $ 6 (možete koristiti raspon gdje imate podatke).
  • Zanemari prazno: Označeno (poništite ovo ako ne želite da korisnik unese prazno).
  • Padajući izbornik u ćeliji: Potvrđeno (ovo bi omogućilo padajuću značajku).
    

To će stvoriti padajući popis u odabranoj ćeliji.

Sada ih možete odabrati s padajućeg popisa ili ručno unijeti podatke u njega. Ako unesete podatke koji nisu iz izvornih podataka, prikazat će se pogreška.

OPREZ: Ako kopirate i zalijepite ćeliju koja ima pravila provjere valjanosti podataka, pravila provjere valjanosti podataka nestaju.

Unos podataka kada je ispunjena ovisna ćelija

To bi mogao biti slučaj kada želite da korisnik ide u nizu i ispuni obrazac/upitnik/anketu.

Recimo da imam nešto kao što je prikazano u nastavku:

U ovom skupu podataka želim da korisnik prvo ispuni ime (ime i prezime je obavezno), a zatim prijeđe na popunjavanje datuma. Ako korisnik preskoči unos imena, želim prikazati pogrešku (kao što je prikazano u nastavku):

To se lako može učiniti provjerom valjanosti podataka. Uraditi ovo:

• Odaberite ćeliju u koju želite primijeniti ovaj uvjet. U gornjem primjeru to je ćelija B5.
• Idite na Podaci -> Alati za podatke -> Provjera podataka
  U dijaloškom okviru za provjeru valjanosti podataka odaberite karticu postavki i unesite sljedeće promjene:
  • Dopusti: Prilagođeno
  • Formula: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””).
  • Zanemari prazno: Nije označeno (provjerite nije li označeno, inače neće raditi).

U ovom slučaju koristili smo funkciju AND koja provjerava jesu li i B1 i B3 već ispunjeni. Ako ne, onda prikazuje pogrešku.

OPREZ: Ako kopirate i zalijepite ćeliju koja ima pravila provjere valjanosti podataka, pravila provjere valjanosti podataka nestaju.

Unos datuma između dva navedena datuma

U provjeru valjanosti podataka postoji ugrađena značajka koja će vam to omogućiti. Možete odrediti gornje i donje ograničenje datuma, a ako korisnik unese datum koji je izvan ovog raspona, dobit će pogrešku.

Uraditi ovo:

• Odaberite ćeliju u koju želite primijeniti ovaj uvjet. U gornjem primjeru to je ćelija B5.
• Idite na Podaci -> Alati za podatke -> Provjera podataka
  U dijaloškom okviru za provjeru valjanosti podataka odaberite karticu postavki i unesite sljedeće promjene:
  • Dopusti: Datum
  • Podaci: Između
  • Datum početka: Ovdje unesite datum početka (bilo koji datum prije ovog datuma neće biti prihvaćen).
  • Datum završetka: Ovdje unesite datum završetka (bilo koji datum nakon tog datuma neće biti prihvaćen).

Također možete koristiti referencu ćelije ili formulu za navođenje datuma. Na primjer, možete koristiti funkciju TODAY () kao jedno od ograničenja datuma (ako želite donju granicu za trenutni datum).

Budući da Excel pohranjuje datume kao brojeve, umjesto datuma možete koristiti i brojeve. Na primjer, umjesto 01-01-2015, možete koristiti i broj 42005.

OPREZ: Ako kopirate i zalijepite ćeliju koja ima pravila provjere valjanosti podataka, pravila provjere valjanosti podataka nestaju.

Uvjeti za više unosa podataka

Također možete kombinirati više uvjeta. Na primjer, recimo da želite unijeti datum u ćeliju B5 sa sljedećim uvjetima:

• Ime i Prezime korisnik je već ispunio.
• Uneseni datum je između 01-01-2015 i 10-10-2015.

Uraditi ovo:

• Odaberite ćeliju u koju želite primijeniti ovaj uvjet. U gornjem primjeru to je ćelija B5.
• Idite na Podaci -> Alati za podatke -> Provjera podataka
• U dijaloškom okviru za provjeru valjanosti podataka odaberite karticu postavki i unesite sljedeće promjene:
  • Dopusti: Prilagođeno
  • Formula: = AND ($ B $ 1 ””, $ B $ 3 ””, B5> = DATE (2015,10,1), B5 <= DATE (2015,10,10))
  • Zanemari prazno: Nije označeno (provjerite nije li označeno, inače neće raditi)

Ova formula provjerava četiri uvjeta - jesu li dvije ćelije (B1 i B3 već popunjene i je li datum koji je unet u ćeliju B5 unutar navedenog raspona datuma).

OPREZ: Ako kopirate i zalijepite ćeliju koja ima pravila provjere valjanosti podataka, pravila provjere valjanosti podataka nestaju.

Slično, možete stvoriti i testirati više uvjeta, a dopustiti unos podataka u Excel.

Možda će vam se svidjeti i sljedeći Excel savjeti i vodiči:

• Obrazac za unos podataka programa Excel.
• Korištenje padajućih popisa u Excelu.
• 100+ pitanja i odgovori za Excel intervju.