10 super urednih načina za čišćenje podataka u Excel proračunskim tablicama

Gledajte video - 10 načina za čišćenje podataka u Excelu

Podaci čine okosnicu svake analize koju radite u Excelu. A što se tiče podataka, postoji mnogo stvari koje mogu krenuti po zlu - bilo da se radi o strukturi, položaju, oblikovanju, dodatnim razmacima itd.

U ovom postu na blogu pokazat ću vam 10 jednostavnih načina čišćenja podataka u Excelu.

#1 Riješite se dodatnih prostora

Dodatne prostore bolno je teško uočiti. Iako možete nekako uočiti dodatne razmake između riječi ili brojeva, krajnji razmaci nisu ni vidljivi. Evo zgodnog načina da se riješite ovih dodatnih prostora - upotrijebite funkciju TRIM.

Sintaksa: TRIM (tekst)

Excel TRIM funkcija uzima referencu ćelije (ili tekst) kao ulaz. Uklanja početne i krajnje razmake, kao i dodatne razmake između riječi (osim pojedinačnih razmaka).

#2 Odaberite i obradite sve prazne ćelije

Prazne ćelije mogu stvoriti pustoš ako se prethodno ne tretiraju. Često se suočavam s problemima s praznim ćelijama u skupu podataka koji se koristi za izradu izvješća/nadzornih ploča.

Možda ćete željeti ispuniti sve prazne ćelije s "0" ili "Nije dostupno" ili jednostavno želite to istaknuti. Ako postoji ogroman skup podataka, ručno izvođenje ovog postupka moglo bi potrajati satima. Srećom, postoji način na koji možete odabrati sve prazne ćelije odjednom.

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Pritisnite F5 (otvara se dijaloški okvir Idi na)
3. Pritisnite gumb Special… (dolje lijevo). Ovo otvara dijaloški okvir Idi na posebno
   
4. Odaberite Prazno i ​​kliknite U redu
   

Time se odabiru sve prazne ćelije u vašem skupu podataka. Ako želite unijeti 0 ili Nije dostupno u sve ove ćelije, samo upišite i pritisnite Control + Enter (zapamtite ako pritisnete samo enter, vrijednost se umeće samo u aktivnu ćeliju).

#3 Pretvorite brojeve pohranjene kao tekst u brojeve

Ponekad se prilikom uvoza podataka iz tekstualnih datoteka ili vanjskih baza podataka brojevi pohranjuju kao tekst. Također, neki ljudi imaju običaj upotrijebiti apostrof (‘) prije broja kako bi ga učinili tekstom. To bi moglo stvoriti ozbiljne probleme ako ove ćelije koristite u izračunima. Evo glupog načina da ove brojeve pohranjene kao tekst ponovno pretvorite u brojeve.

1. U bilo koju praznu ćeliju upišite 1
2. Odaberite ćeliju u koju ste upisali 1 i pritisnite Control + C
3. Odaberite ćeliju/raspon koji želite pretvoriti u brojeve
4. Odaberite Zalijepi -> Posebno zalijepi (Prečac na tipkovnici - Alt + E + S)
5. U dijaloškom okviru Zalijepi poseban dijalog odaberite Višestruko (u kategoriji operacije)
   
6. Pritisnite U redu. Ovo pretvara sve brojeve u tekstualnom formatu natrag u brojeve.

Mnogo više možete učiniti s mogućnostima posebnih operacija zalijepljenja. Evo raznih drugih načina množenja u Excelu pomoću Posebnog lijepljenja.

#4 - Uklonite duplikate

S duplikatom podataka možete učiniti dvije stvari - Označite To ili Obriši.

• Istakni duplirane podatke:
  • Odaberite podatke i idite na Početna -> Uvjetno oblikovanje -> Pravila za označavanje ćelija -> Duplicirane vrijednosti.
  • Odredite oblikovanje i sve će se dvostruke vrijednosti istaknuti.
    
• Brisanje duplikata u podacima:
  • Odaberite podatke i idite na Podaci -> Ukloni duplikate.
  • Ako vaši podaci imaju zaglavlja, provjerite je li potvrđen okvir u gornjem desnom kutu.
  • Odaberite stupce iz kojih želite ukloniti duplikate i kliknite U redu.
    

Ovo uklanja dvostruke vrijednosti s popisa. Ako želite da izvorni popis bude netaknut, kopirajte i zalijepite podatke na neko drugo mjesto, a zatim to učinite.

Povezano: Ultimativni vodič za pronalaženje i uklanjanje duplikata u Excelu.

#5 Označite pogreške

Postoje dva načina na koje možete označiti pogreške u podacima u Excelu:

Korištenje uvjetnog oblikovanja

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Idite na Početna -> Uvjetno oblikovanje -> Novo pravilo
3. U dijaloškom okviru Novo pravilo oblikovanja odaberite "Formatiraj samo ćelije koje sadrže"
4. U opisu pravila s padajućeg izbornika odaberite Pogreške
5. Postavite format i kliknite U redu. Ovo ističe svaku vrijednost pogreške u odabranom skupu podataka
   

Korištenje Idi na posebno

1. Odaberite cijeli skup podataka
2. Pritisnite F5 (otvara se okvir Go to Dialogue)
3. Kliknite na Posebni gumb u donjem lijevom kutu
4. Odaberite Formule i poništite sve opcije osim pogrešaka
   

Time se odabiru sve ćelije u kojima je pogreška. Sada ih možete ručno označiti, izbrisati ili upisati bilo što.

#6 Promijenite tekst u Donja/Gornja/Pravilna slova

Kada naslijedite radnu knjigu ili uvozite podatke iz tekstualnih datoteka, često nazivi ili naslovi nisu dosljedni. Ponekad bi sav tekst mogao biti malim/velikim slovima ili bi mogao biti mješavina obojega. Pomoću ove tri funkcije možete jednostavno učiniti sve dosljednim:

LOWER () - Pretvara sav tekst u mala slova.
GORNJE () - Pretvara sav tekst u velika slova.
PROPER () - Pretvara sav tekst u odgovarajuća slova.

#7 Raščlanite podatke pomoću teksta u stupac

Kada dobijete podatke iz baze podataka ili ih uvezete iz tekstualne datoteke, može se dogoditi da je sav tekst skučen u jednoj ćeliji. Ovaj tekst možete raščlaniti u više ćelija pomoću funkcije Tekst u stupac u Excelu.

1. Odaberite podatke/tekst koji želite raščlaniti
2. Idite na Podaci -> Tekst u stupac (otvara se čarobnjak za tekst u stupce)
   • Korak 1: Odaberite vrstu podataka (odaberite Razgraničeno ako vaši podaci nisu na jednakom razmaku, a odvojeni su znakovima kao što su zarez, crtica, točka …). Pritisnite Dalje
     
   • Korak 2: Odaberite Razdjelnik (znak koji razdvaja vaše podatke). Pomoću opcije Ostalo možete odabrati unaprijed definirani razdjelnik ili bilo što drugo
     
   • Korak 3: Odaberite format podataka. Odaberite i odredišnu ćeliju. Ako odredišna ćelija nije odabrana, trenutna ćelija se prepisuje
     

Povezano: Izdvojite korisničko ime iz ID -a e -pošte pomoću teksta u stupac.

#8 Provjera pravopisa

Ništa ne umanjuje vjerodostojnost vašeg rada od pravopisne pogreške.

Pomoću tipkovnog prečaca F7 pokrenite provjeru pravopisa za svoj skup podataka.

Evo detaljnog vodiča o tome kako koristiti provjeru pravopisa u Excelu.

#9 Izbrišite sve oblikovanje

U svom poslu koristio sam više baza podataka za dobivanje podataka u Excelu. Svaka baza podataka imala je vlastito oblikovanje podataka. Kad imate sve podatke na mjestu, evo kako možete izbrisati sve oblikovanje odjednom:

1. Odaberite skup podataka
2. Idite na Početna -> Obriši -> Obriši formate
   

Slično, možete izbrisati i samo komentare, hiperveze ili sadržaj.

#10 Upotrijebite Find and Replace za čišćenje podataka u Excelu

Pronalaženje i zamjena neophodni su kada je u pitanju čišćenje podataka. Na primjer, možete odabrati i ukloniti sve nule, promijeniti reference u formulama, pronaći i promijeniti oblikovanje itd.

Pročitajte više o tome kako se Find and Replace može koristiti za čišćenje podataka.

Ovo je mojih 10 najboljih tehnika za čišćenje podataka u Excelu. Ako želite naučiti još neke tehnike, evo vodiča MS Excel tima - Čisti podatke u Excelu.

Ako koristite još koju tehniku, podijelite je s nama u odjeljku za komentare!