10 savjeta za unos podataka u Excel koje ne smijete propustiti

Excel je nevjerojatan alat s fascinantnim mogućnostima za analizu podataka (bilo da se radi o funkcijama, grafikonima ili nadzornim pločama). Jednostavnost unosa i pohrane podataka u Excel čini ga uvjerljivim izborom.

U ovom postu na blogu naveo sam 10 korisnih savjeta za unos podataka Excel koji će vas učiniti učinkovitijima i uštedjeti puno vremena.

#1 Upotrijebite obrazac za unos podataka programa Excel

Obrazac za unos podataka programa Excel omogućuje dodavanje zapisa u postojeći skup podataka. Daje skočni obrazac koji može ispuniti korisnik. Posebno je prikladno kada skup podataka ima mnogo stupaca i zahtijeva od vas da se pomičete udesno i ulijevo uvijek iznova dok unosite podatkovne točke.

Značajka Obrazac podataka još nije dostupna na vrpci programa Excel. Prvo ga moramo učiniti dostupnim dodavanjem na alatnu traku za brzi pristup.

Dodavanje Excel obrasca za unos podataka na Alatnu traku za brzi pristup

1. Idite na Alatnu traku za brzi pristup, desnom tipkom miša kliknite i odaberite Prilagodi alatnu traku za brzi pristup.
   
2. U dijaloškom okviru Excel mogućnosti odaberite Sve naredbe i idite na obrazac. Odaberite obrazac i pritisnite Dodaj. Ovo će dodati ikonu Obrasci podataka na Alatnu traku za brzi pristup.
   

Korištenje Excel obrasca za unos podataka

1. Odaberite bilo koju ćeliju u rasponu podataka i kliknite ikonu Obrazac podataka na alatnoj traci za brzi pristup.
2. U obrascu Skočni podaci svi su naslovi stupaca navedeni okomito. Ispunite podatke u susjednom tekstualnom okviru za svaki naslov.
3. Nakon što unesete podatke, pritisnite Enter.
4. Pritisnite Novo za dodavanje novog zapisa.

Pomoću obrasca Excel za unos podataka možete se kretati i kroz postojeće podatke (redak po redak) ili pronaći podatke određivanjem kriterija (pokušajte ovo klikom na gumb kriterija).

#2 Brzo unesite brojeve s fiksnim decimalnim brojevima

Ako ste u situaciji da morate ručno unijeti podatke u Excel koji također sadrži decimalni dio, ovaj trik bi mogao biti jako koristan. Na primjer, pretpostavimo da morate unijeti ocjene za učenike u postocima s najviše 2 decimalna mjesta. Možete omogućiti značajku gdje samo upisujete brojeve, ne trudeći se svaki put pritisnuti tipku s točkom. Da biste to omogućili:

1. Idite na Datoteka -> Opcije.
2. U dijaloškom okviru Excel mogućnosti odaberite Napredno.
3. U Naprednim opcijama označite opciju "Automatski umetni decimalnu točku".
4. Navedite željeni broj decimala (na primjer 2 u ovom slučaju).

Sada, kad god unesete bilo koji broj, Excel automatski postavlja zadnje 2 znamenke iza decimalnog mjesta. Dakle, 1 postaje 0,01, 10 postaje 0,1, 100 postaje 1, 2467 postaje 24,67 i tako dalje …

Kada završite s unosom podataka, jednostavno ga isključite poništavanjem iste opcije.

#3 Automatski dodaj redne brojeve

Da, možete koristiti kombinaciju excelovih funkcija (kao što je VALUE, RIGHT, IF, OR) za dodavanje ordinala ("st" u 1., "nd" u 2. i tako dalje …).

Evo formule:

= A1 & IF (ILI (VRIJEDNOST (DESNO (A1,2)) = {11,12,13}), "th", IF (ILI (VRIJEDNOST (DESNO (A1)) = {1,2,3}), ODABERITE (DESNO (A1), "st", "nd", "rd"), "th"))

#4 Popunite tipke Control + D

Ovo je sjajan trik za unos podataka u Excel. Ako morate kopirati gornju ćeliju, samo pritisnite Control + D.

Kopira sadržaj kao i oblikovanje. Ako u gornjoj ćeliji postoji formula, formula se kopira (s prilagođenim referencama).

Ovo radi i za više ćelija. Dakle, ako želite kopirati cijeli gornji redak, odaberite trenutni redak i pritisnite Control + D.

Ako odaberete više ćelija/ćelija, tada se ćelija iznad odabira kopira u sve ćelije.

Vidi također: 200+ Excel tipkovnih prečaca.

#5 Brzo unesite datum/vrijeme u Excel ćelije

Ne sjećate se trenutnog datuma? Ne brinite, samo pritisnite Control +; (ključ sa zarezom) i unijet će trenutni datum u ćeliju.

Slično, pomoću prečaca možete unijeti trenutno vrijeme Control + Shift +: (ključ dvotočke)

Upamtite, to su apsolutne vrijednosti i neće se promijeniti ako se promijene datum ili vrijeme. Ako želite imati dinamičku vrijednost datuma i vremena koja se mijenja kad god otvorite radnu knjigu ili kada dođe do ponovnog izračuna, upotrijebite funkcije TODAY i NOW.

Također pogledajte: Kako automatski umetnuti datum i vrijeme u Excel.

#6 Control + Enter za popunjavanje cijelog odabira sadržajem u aktivnoj ćeliji

Kada odaberete više ćelija u Excelu, jedna od ćelija sa svijetlom sjenom (u usporedbi s preostalim odabranim ćelijama) je aktivna ćelija. Ako prilikom odabira unesete nešto u aktivnu ćeliju i pritisnite Control + Enter, vrijednost je umetnuta u sve odabrane ćelije.

To vrijedi i za formule. Ako unesete formulu u aktivnu ćeliju i pritisnete Control + Enter, sve će ćelije dobiti tu formulu (s prilagođenim referencama).

#7 Alt + strelica prema dolje da biste dobili popis svih jedinstvenih vrijednosti u tom stupcu

Ovaj može uštedjeti neko vrijeme koje inače možete izgubiti pri tipkanju. Pretpostavimo da podatke unosite u stupac sa statusom aktivnosti (Dovršeno, Dovršeno). Umjesto da upisujete status, uvijek iznova, samo ga trebate upisati u nekoliko ćelija, a zatim možete koristiti tipkovnički prečac Alt + strelica prema dolje. Daje vam popis svih jedinstvenih unosa i možete ih brzo odabrati s popisa.

Ako želite birati između unaprijed navedenih opcija, možete stvoriti padajući popis.

#8 Brzo pregledajte više kartica radnog lista u radnoj knjizi

Ovaj štedi tone vremena. Jednostavno upotrijebite tipkovnički prečac Control + Page Up/Page Down za kretanje kroz više kartica radnog lista u radnoj knjizi.

Vidi također: 200+ Excelskih prečaca na tipkovnici.

#9 Unesite dugi tekst pomoću kratica

Ako morate u radni list uvijek iznova unositi duga imena ili ključne riječi, ovaj će vam trik dobro doći.

Na primjer, možda biste htjeli da ga svaki put kad upišete ABC, Excel automatski zamijeni s ABC Technology Corporation Limited.

Nešto kao što je prikazano ispod:

Ova se značajka može omogućiti pomoću opcija automatskog ispravljanja. Pročitajte kako to omogućiti.

#10 Unesite podatke u nesuglasne raspone

Pretpostavimo da imate predložak kao što je prikazano u nastavku, te morate unijeti podatke u sve ćelije označene crvenom bojom, redoslijedom navedenim strelicama.

Evo brzog načina da to učinite:

• Odaberite sve ćelije u koje trebate unijeti podatke (pritisnite kontrolu, a zatim odaberite jednu po jednu).
  • Počnite s drugom ćelijom u svom nizu unosa podataka (počnite s D3). Odaberite najprije prvu ćeliju B3 (u kojoj počinje unos podataka).
• Nakon odabira idite na okvir s imenom (koji se nalazi lijevo od trake s formulama).
• Upišite bilo koje ime bez razmaka.
• To je to!! Odaberite nazivni raspon klikom na padajući izbornik okvir s imenom. Sada počnite unositi svoje podatke i koristiti ih Enter/Tab za skok u sljedeću ćeliju.

Pročitajte više o ovom triku.

Ovo su mojih deset najboljih excel savjeta za unos podataka koji mogu značajno poboljšati vašu produktivnost i uštedjeti vrijeme.

Možda će vam se svidjeti i sljedeći Excel savjeti:

• 10 super urednih načina za čišćenje podataka u Excel proračunskim tablicama.
• 24 svakodnevna Excel problema i njihovi brzi popravci.
• Kako pratiti promjene u Excelu.
• Kako vratiti nespremljene Excel datoteke.
• Kako omogućiti uvjetni unos podataka u Excelu.
• Patite od sporih Excel proračunskih tablica? 10 savjeta kako ubrzati svoj Excel.
• Iskoristite više mogućnosti Pronađi i zamijeni u Excelu (4 nevjerojatna savjeta).
• Kako koristiti Excel zamrznuta okna u Excelu.
• 100+ pitanja za intervju u Excelu
• Ispunite prazne ćelije do sljedeće vrijednosti u Excelu