Kako filtrirati podatke u zaokretnoj tablici u Excelu

Postoje različiti načini filtriranja podataka u zaokretnoj tablici u Excelu.

Dok budete prolazili kroz ovaj vodič, vidjet ćete da postoje različite mogućnosti filtriranja podataka ovisno o vrsti podataka.

Vrste filtera u zaokretnoj tablici

Ovdje je demonstracija vrsta filtera dostupnih u zaokretnoj tablici.

Pogledajmo ove filtere jedan po jedan:

• Filter izvješća: Ovaj filtar omogućuje vam detaljno proučavanje podskupa ukupnog skupa podataka. Na primjer, ako imate podatke o maloprodaji, možete analizirati podatke za svaku regiju odabirom jedne ili više regija (da, dopušta i višestruki odabir). Ovaj filtar stvarate povlačenjem i ispuštanjem polja zaokretne tablice u područje Filtri.
• Filtar oznaka retka/stupca: Ovi vam filtri omogućuju filtriranje relevantnih podataka na temelju stavki polja (kao što je filtriranje određene stavke ili stavke koja sadrži određeni tekst) ili vrijednosti (poput filtriranja prvih 10 stavki po vrijednosti ili stavki s vrijednošću većom/manjom od navedena vrijednost).
  • Okvir za pretraživanje: Ovom filtru možete pristupiti unutar filtra s oznakom retka/stupca, što vam omogućuje brzo filtriranje na temelju teksta koji unesete. Na primjer, ako želite podatke samo za Costco, samo upišite Costco ovdje i on će to filtrirati umjesto vas.
  • Potvrdni okviri: Oni vam omogućuju odabir određenih stavki s popisa. Na primjer, ako želite ručno odabrati trgovce na analizu, to možete učiniti ovdje. Alternativno, također možete selektivno isključiti neke trgovce tako da poništite odabir.

Napomena, korisniku su na raspolaganju još dva alata za filtriranje: rezači i vremenske trake (koje nisu obrađene u ovom vodiču).

Pogledajmo neke praktične primjere kako ih koristiti za filtriranje podataka u zaokretnoj tablici.

Primjeri korištenja filtara u zaokretnoj tablici

Sljedeći primjeri obuhvaćeni su u ovom odjeljku:

• Filtrirajte 10 najboljih stavki prema vrijednosti/postotku/zbroju.
• Filtrirajte stavke na temelju vrijednosti.
• Filtrirajte pomoću filtera oznaka.
• Filtrirajte pomoću okvira za pretraživanje.

Filtrirajte 10 najboljih stavki u zaokretnoj tablici

Opciju 10 najboljih filtara u zaokretnoj tablici možete koristiti za:

• Filtrirajte gornje/donje stavke prema vrijednosti.
• Filtrirajte gornje/donje stavke koje čine određeni postotak vrijednosti.
• Filtrirajte gornje/donje stavke koje čine navedenu vrijednost.

Pretpostavimo da imate zaokretnu tablicu kao što je prikazano u nastavku:

Pogledajmo kako koristiti Top 10 filter s ovim skupom podataka.

Filtrirajte gornje/donje stavke prema vrijednosti

Pomoću filtra Top 10 možete dobiti popis 10 najboljih trgovaca na temelju vrijednosti prodaje.

Evo koraka za to:

• Idite na Filter oznaka redaka -> Filtri vrijednosti -> 10 najboljih.
• U dijaloškom okviru Top 10 Filter postoje četiri opcije koje morate navesti:
  • Gore/dolje: U ovom slučaju, budući da tražimo 10 najboljih prodavača, odaberite Vrh.
  • Broj stavki koje želite filtrirati. U ovom slučaju, budući da želimo dobiti 10 najboljih stavki, ovo bi bilo 10.
  • Treće polje je padajući izbornik s tri mogućnosti: Stavke, Postotak i Zbroj. U ovom slučaju, budući da želimo 10 najboljih trgovaca, odaberite stavke.
  • Posljednje polje navodi sve različite vrijednosti navedene u području vrijednosti. U ovom slučaju, budući da imamo samo zbroj prodaje, on prikazuje samo "Zbir prodaje".

Tako ćete dobiti filtrirani popis od 10 trgovaca na temelju njihove prodajne vrijednosti.

Možete koristiti isti postupak za dobivanje 10 najnižih (ili bilo kojeg drugog broja) stavki po vrijednosti.

Filtrirajte gornje/donje stavke koje čine određeni postotak vrijednosti

Možete koristiti filtar prvih 10 da biste dobili popis prvih 10 posto (ili bilo koji drugi broj, recimo 20 posto, 50 posto itd.) Stavki po vrijednosti.

Recimo da želite dobiti popis trgovaca koji čine 25% ukupne prodaje.

Evo koraka za to:

• Idite na Filter oznaka redaka -> Filtri vrijednosti -> 10 najboljih.
• U dijaloškom okviru Top 10 Filter postoje četiri opcije koje morate navesti:
  • Gore/dolje: U ovom slučaju, budući da tražimo vrhunske trgovce na malo koji čine 25% ukupne prodaje, odaberite Vrh.
  • U drugom polju morate navesti postotak prodaje koji bi trebali uzeti u obzir vodeći trgovci. U ovom slučaju, budući da želimo dobiti vrhunske prodavače koji čine 25% prodaje, to bi bilo 25.
  • U trećem polju odaberite Postotak.
  • Posljednje polje navodi sve različite vrijednosti navedene u području vrijednosti. U ovom slučaju, budući da imamo samo zbroj prodaje, on prikazuje samo 'Zbir prodaje'.

Tako ćete dobiti filtrirani popis trgovaca koji čine 25% ukupne prodaje.

Isti postupak možete upotrijebiti za dobivanje trgovaca koji čine najnižih 25% (ili bilo koji drugi postotak) ukupne prodaje.

Filtrirajte gornje/donje stavke koje čine specificiranu vrijednost

Recimo da želite saznati vrhunske maloprodaje koji ostvaruju 20 milijuna prodaje.

To možete učiniti pomoću Top 10 filtera u zaokretnoj tablici.

Uraditi ovo:

• Idite na Filter oznaka redaka -> Filtri vrijednosti -> 10 najboljih.
• U dijaloškom okviru Top 10 Filter postoje četiri opcije koje morate navesti:
  • Gore/dolje: U ovom slučaju, budući da tražimo vrhunske trgovce na malo koji ostvaruju 20 milijuna ukupne prodaje, odaberite Vrh.
  • U drugom polju morate navesti vrijednost koju bi trebali uzeti u obzir vodeći trgovci. U ovom slučaju, budući da želimo dobiti vrhunske prodavače koji čine 20 milijuna prihoda od prodaje, to bi bilo 20000000.
  • U trećem polju odaberite Zbroj.
  • Posljednje polje navodi sve različite vrijednosti navedene u području vrijednosti. U ovom slučaju, budući da imamo samo zbroj prodaje, on prikazuje samo "Zbir prodaje".

Tako ćete dobiti filtrirani popis najboljih trgovaca koji čine 20 milijuna od ukupne prodaje.

Filtrirajte stavke na temelju vrijednosti

Stavke možete filtrirati na temelju vrijednosti u stupcima u području vrijednosti.

Pretpostavimo da imate zaokretnu tablicu izrađenu pomoću podataka o maloprodaji kako je prikazano u nastavku:

Ovaj popis možete filtrirati na temelju prodajne vrijednosti. Na primjer, pretpostavimo da želite dobiti popis svih trgovaca koji imaju prodaju veću od 3 milijuna.

Evo koraka za to:

• Idite na Filter oznaka retka -> Filtri vrijednosti -> Više od.
• U dijaloškom okviru Filtriranje vrijednosti:
  • Odaberite vrijednosti koje želite koristiti za filtriranje. U ovom slučaju to je Zbir prodaje (ako imate više stavki u području vrijednosti, padajući izbornik će sve to prikazati).
  • Odaberite uvjet. Budući da želimo dobiti sve prodavače s prodajom većom od 3 milijuna, odaberite "veće je od".
  • U posljednje polje unesite 3000000.
• Pritisnite U redu.

To bi odmah filtriralo popis i prikazalo samo one maloprodaje koji imaju prodaju veću od 3 milijuna.

Slično, postoje i mnogi drugi uvjeti koje možete koristiti, primjerice jednako, nije jednako, manje od, između itd.

Filtrirajte podatke pomoću filtera oznaka

Filtri s oznakama dobro će vam doći ako imate ogroman popis i želite filtrirati određene stavke na temelju naziva/teksta.

Na primjer, na popisu trgovaca mogu brzo filtrirati sve trgovine u dolarima koristeći uvjet "dolar" u nazivu.

Evo koraka za to:

• Idite na Filter oznaka redaka -> Filteri oznaka -> Sadrži.
• U dijaloškom okviru filtra oznaka:
  • Prema zadanim postavkama odabrano je "Sadrži" (budući da smo u prethodnom koraku odabrali sadrži). Ovdje možete promijeniti ovo ako želite.
  • Unesite tekstualni niz za koji želite filtrirati popis. U ovom slučaju to je ‘dolar’.
• Pritisnite U redu.

Uz tekst možete koristiti i zamjenske znakove.

Imajte na umu da ovi filtri nisu aditivni. Dakle, ako tražite pojam "dolar", dobit ćete popis svih trgovina u kojima je riječ "dolar", ali ako opet upotrijebite ovaj filtar da biste dobili popis pomoću drugog pojma, on će filtrirati na temelju novog termina.

Slično, možete upotrijebiti i druge filtre oznaka kao što su početak s, završetak s ne sadrži itd.

Filtrirajte podatke pomoću okvira za pretraživanje

Filtriranje popisa pomoću okvira za pretraživanje slično je opciji sadrži u filtru oznaka.

Na primjer, ako morate filtrirati sve prodavače koji u sebi imaju naziv ‘dolar’, jednostavno upišite dolar u okvir za pretraživanje i filtrirat će rezultate.

Evo koraka:

• Pritisnite padajući izbornik Filter oznaka, a zatim kliknite okvir za pretraživanje da biste u njega postavili pokazivač.
• Unesite pojam za pretraživanje, koji je u ovom slučaju "dolar". Primijetit ćete da se popis filtrira u donjem okviru za pretraživanje i možete poništiti odabir bilo kojeg prodavača koji želite isključiti.
• Pritisnite U redu.

Time bi se odmah filtrirali svi trgovci na malo koji sadrže izraz 'dolar'.

U okviru za pretraživanje možete koristiti zamjenske znakove. Na primjer, ako želite dobiti naziv svih trgovaca koji počinju s abecedom T, upotrijebite niz za pretraživanje kao T* (T iza kojeg slijedi zvjezdica). Budući da zvjezdica predstavlja bilo koji broj znakova, to znači da ime može sadržavati bilo koji broj znakova iza T.

Slično, ako želite dobiti popis svih trgovaca koji završavaju s abecedom T, upotrijebite pojam za pretraživanje kao *T (zvjezdica iza koje slijedi T).

O traci za pretraživanje morate znati nekoliko važnih stvari:

• Ako jednom filtrirate s jednim kriterijem, a zatim ponovno filtrirate s drugim, prvi kriterij se odbacuje i dobit ćete popis drugih kriterija. Filtriranje nije aditivno.
• Prednost korištenja okvira za pretraživanje je što možete ručno poništiti odabir nekih rezultata. Na primjer, ako imate ogroman popis financijskih tvrtki i želite samo filtrirati banke, možete tražiti pojam "banka". No, u slučaju da se uvlače neke tvrtke koje nisu banke, jednostavno ih možete poništiti i držati ih dalje.
• Ne možete isključiti određene rezultate. Na primjer, ako želite isključiti samo trgovce na malo koji u sebi sadrže dolar, to ne možete učiniti pomoću okvira za pretraživanje. To se, međutim, može učiniti pomoću filtra za oznake koristeći uvjet 'ne sadrži'.

Možda će vam se svidjeti i sljedeći vodiči za zaokretnu tablicu:

• Stvaranje zaokretne tablice u Excelu - Vodič korak po korak.
• Priprema izvornih podataka za zaokretnu tablicu.
• Grupiraj brojeve u zaokretnoj tablici u Excelu.
• Grupirajte datume u zaokretnim tablicama u Excelu.
• Osvježite zaokretnu tablicu u Excelu.
• Brisanje zaokretne tablice u Excelu.
• Kako dodati i koristiti izračunato polje Excel zaokretne tablice.
• Primijenite uvjetno oblikovanje u zaokretnoj tablici u Excelu.
• Zaokretna predmemorija u Excelu - što je to i kako je najbolje koristiti?
• Zamijenite prazne ćelije nulama u zaokretnim tablicama programa Excel.
• Prebrojite različite vrijednosti u zaokretnoj tablici