Ako postoji jedna stvar koja nas sve ujedinjuje, mora biti frustracija držati korak sa sporim Excel tablicama.
Iako utjecaj na performanse može biti zanemariv kada ima manje podataka, postaje sve dublji kako radnoj knjizi dodajete sve više podataka/izračuna.
9 od 10 puta, korisnik Excela bi se žalio na spore Excel proračunske tablice. I gotovo da ništa ne možete učiniti po tom pitanju.
Pa to je to NE potpuno istina.
Način na koji je Excel napravljen sporo raste s velikim skupovima podataka. Međutim, postoje mnogi trikovi za ubrzavanje pomoću kojih možete poboljšati performanse spore Excel proračunske tablice.
10 savjeta za rukovanje sporim Excel proračunskim tablicama
Evo 10 savjeta kako vašoj sporoj Excel tablici malo povećati brzinu i uštedjeti vam vrijeme i frustracije (kliknite za skok na određeni odjeljak).
- Izbjegavajte hlapljive funkcije (morate).
- Upotrijebite stupce pomagača.
- Izbjegavajte formule niza (ako možete).
- Oprezno koristite uvjetno oblikovanje.
- Koristite Excel tablice i imenovane raspone.
- Pretvorite neiskorištene formule u vrijednosti.
- Držite sve referencirane podatke na jednom listu.
- Izbjegavajte korištenje cijelog retka/stupca u referencama.
- Koristite način ručnog izračuna.
- Koristite brže tehnike formule.
1. Izbjegavajte hlapljive formule
Hlapljive formule tako se nazivaju s razlogom. Funkcije poput NOW, TODAY, INDIRECT, RAND, OFFSET itd. Preračunavaju se svaki put kad dođe do promjene u radnoj knjizi.
Na primjer, ako koristite funkciju SADA u ćeliji, svaki put kad dođe do promjene na radnom listu, formula bi se ponovno izračunala, a vrijednost ćelije ažurirati.
To zahtijeva dodatnu brzinu obrade i na kraju ćete dobiti sporu Excel knjigu.
Općenito, izbjegavajte hlapljive formule. A ako ne možete, pokušajte minimizirati njegovu upotrebu.
2. Upotrijebite pomoćne stupce
Pomoćni stupci jedan su od najniže ocijenjenih konstrukcijskih rješenja u Excelu. Vidio sam mnoge ljude koji se stide stvaranja pomoćnih kolona.
NE RADITE TO.
Najveća korist korištenja "kolona pomoćnika" je ta što vam može pomoći da izbjegnete formule niza.
Nemojte me krivo shvatiti. Nisam protiv formula niza. Vjerujem da bi ovo u nekim situacijama moglo biti sjajno. Ali kad pokušate sve to učiniti s jednom dugom formulom, to utječe na performanse vaše radne knjige programa Excel. Nekoliko formula niza tu i tamo ne bi trebalo naštetiti, ali u slučaju da ga trebate koristiti na mnogim mjestima, razmislite o upotrebi pomoćnih stupaca.
Evo nekoliko primjera gdje se koriste pomoćni stupci:
- Automatski sortirajte podatke po abecednom redu pomoću formule.
- Dinamički Excel filtar - ekstrahirajte podatke dok upisujete.
- Stvaranje više padajućih popisa u Excelu bez ponavljanja.
3. Izbjegavajte formule niza
Formule niza imaju svoje prednosti - ali brzina nije jedna od tih.
Kao što je gore objašnjeno, formule polja mogu zauzeti mnogo podataka (reference ćelija), analizirati ih i dati vam rezultat. Ali za to je potrebno vrijeme.
Ako postoji način da izbjegnete formule niza (poput korištenja pomoćnog stupca), uvijek idite tim putem.
4. Oprezno koristite uvjetno oblikovanje
Apsolutno volim uvjetno oblikovanje. Čini da blagi podaci izgledaju tako lijepo. Umjesto da sami pravite usporedbu, sada možete jednostavno pogledati boju ili ikonu ćelije i znati ćete kako se ona uspoređuje s drugima.
Ali … evo problema.
Ne zna mnogo korisnika programa Excel da je uvjetno oblikovanje programa Excel promjenjivo. Iako možda nećete primijetiti razliku s malim skupovima podataka, može uzrokovati sporu Excel proračunsku tablicu ako se primijeni na velike skupove podataka ili primijeni više puta.
Savjet - Koristite ga oprezno.
5. Koristite Excel tablice i imenovane raspone
Excel tablica i imenovani rasponi dvije su nevjerojatne značajke koje čuvaju vaše podatke i referenciranje čine vrlo lakim. Možda će trebati neko vrijeme da se naviknete, ali kad ga počnete koristiti, život postaje lak i brz.
Prilikom izrade nadzornih ploča na temelju podataka gotovo je dobra ideja pretvoriti svoje podatke u Excel tablicu.
Također ima dodatnu prednost što vaše formule čini razumljivijima.
Na primjer, što je lakše razumjeti?
= Prodajna cijena-cijena ILI = ZBIR (A1: A10) -SUM (G1: G10)
6. Pretvorite neiskorištene formule u statičke vrijednosti
Ovo je bez problema. Kad vam ne treba, nemojte ga držati.
Mnogo formula rezultiralo bi usporenom radnom knjigom programa Excel. A ako imate formule koje se čak i ne koriste - znate koga kriviti. Općenito, ako vam formule ne trebaju, bolje ih je pretvoriti u statičku vrijednost (lijepljenjem kao vrijednosti).
Čitaj više: Kako brzo pretvoriti formule u vrijednosti.
7. Držite sve referencirane podatke na jednom listu
To možda nije uvijek moguće, ali ako to možete učiniti, jamčim da će vaš Excel list postati brži.
Logika je jednostavna - formule na vašem radnom listu ne moraju ići daleko da bi dohvatile podatke kada su tik do njih na istom listu.
8. Izbjegavajte korištenje cijelog retka/stupca kao referencu (A: A)
Jedini razlog zašto imam ovaj na popisu je taj što vidim mnogo ljudi koji koriste cijelu referencu/stupac u formulama. Ovo je loša praksa i treba je izbjegavati.
Iako možda mislite da redak/stupac ima samo nekoliko ćelija s podacima, Excel ne razmišlja tako. Kada referencirate cijeli redak/stupac, Excel se ponaša kao dobar poslužitelj i svejedno ga provjerava. Za to je potrebno više vremena za izračune.
9. Koristite način ručnog izračuna
Samo ponavljam ono što je milijun ljudi već reklo na raznim forumima i blogovima. Korištenje ručnog izračuna daje vam fleksibilnost da Excelu kažete kada izračunava, umjesto da Excel donosi vlastite odluke. Ovo nije nešto što ubrzava vašu radnu knjigu programa Excel, ali ako imate usporenu Excel proračunsku tablicu, to definitivno štedi vrijeme tako što se Excel ne ponavlja iznova i iznova.
- Da biste se prebacili na ručni način rada, idite na karticu Formula -> Opcije izračuna -> Ručno (pritisnite tipku F9 za ponovni izračun)
10. Koristite tehnike bržih formula
Excel vam daje mnogo formula i kombinacija formula za istu stvar. Najbolje je identificirati i koristiti najbrže.
Evo par primjera:
- Koristite IFERROR umjesto kombinacije IF i ISERROR (osim ako ne koristite Excel 2003 ili stariji koji nema IFERROR).
- Upotrijebite MAX (A1,0) umjesto IF (A1> 0, A1,0) - Ovo je super savjet koji sam naučio od gospodina Excela zvanog Bill Jelen. Njegovo istraživanje pokazuje da je MAX opcija 40% brža od IF opcije (a ja sam spreman uzeti ovu statistiku na njegovu nominalnu vrijednost).
- Upotrijebite kombinaciju INDEX/MATCH, umjesto VLOOKUP - Ovo može izazvati mnogo obrva, ali istina je, ne postoji način da VLOOKUP može biti brži ako imate 100 stupaca podataka. Svijet se kreće prema INDEKSU/MATCHU, a i vi biste trebali napraviti pomak.
[Ako ste još uvijek zbunjeni oko toga što koristiti, evo usporedbe VLOOKUP vs. INDEKS/UTAKMICA]. - Upotrijebite - (dvostruki negativi) za pretvaranje TRUE i FALSE u 1 i 0 (umjesto da ga pomnožite s 1 ili mu dodate 0). Poboljšanje brzine primjetno je u velikim skupovima podataka.
Je li ovo iscrpan popis? Apsolutno ne. Ovo su neke dobre koje mislim da vrijedi podijeliti kao polazište. Ako želite svladati Excel-Speed-Up tehnike, dobar je dio posla obavljeno od strane mnogih Excel stručnjaka.
Evo nekih izvora koji bi vam mogli biti korisni:
- 75 Chandoo-ovih savjeta za ubrzanje (pametno izvedeno putem crowdsourcinga).
- Web mjesto za modele odlučivanja.
- G. Excel oglasna ploča (istražite ovo i pronaći ćete gomilu savjeta).
Siguran sam da imate i mnogo savjeta koji vam mogu pomoći u rješavanju sporih Excel tablica. Podijelite ga s nama ovdje u odjeljku komentara.
Imam i jedan zahtjev. Bol od rada sa sporo Excel tablicom je nešto što mnogi od nas svakodnevno doživljavaju. Ako smatrate da su ove tehnike korisne. podijelite s drugima. Ublažite im bol i zaradite malo dobrote 🙂
Možda će vam se svidjeti i sljedeće Excel veze:
- 24 Excelova trika koji će vas natjerati da plovite kroz svakodnevni posao.
- 10 super urednih načina za čišćenje podataka u Excel proračunskim tablicama.
- 10 savjeta za unos podataka u Excel koje ne smijete propustiti.
- Stvaranje i korištenje padajućeg popisa u Excelu.
- Smanjite veličinu datoteke Excel.
- Kako vratiti nespremljene Excel datoteke.
- Besplatna internetska Excel obuka (7-dijelni video tečaj)
- Tipke sa strelicama ne rade u Excelu | Premještanje stranica umjesto ćelija
