Excel AutoCorrect: Potpuni vodič + Primjeri za uštedu vremena

Što se događa kada u Excel upišete riječ 'Drnik' umjesto 'Piće'?

Primijetili biste da će Excel tu pogrešno napisanu riječ automatski ispraviti u Drink (kao što je prikazano u nastavku).

Nekako je Excel znao da to nije ispravan pravopis i automatski ga je ispravio.

Sada neće automatski ispraviti sve pogrešno napisane riječi.

Samo nekoliko!

Na primjer, pokušajte s riječju 'dirnk'.

Ne bi se automatski ispravljalo.

Razlog zašto se neke riječi automatski ispravljaju, a druge ne, je zato što već postoji popis popravaka riječi koje su unaprijed ispunjene u Excelu za automatsko ispravljanje.

Napomena: Automatsko ispravljanje omogućeno je prema zadanim postavkama u Excelu.

U ovom ću vodiču objasniti koje su mogućnosti automatskog ispravljanja, a zatim ću vam pokazati neke primjere na kojima ga možete koristiti za uštedu vremena. Također ću objasniti kako ga možete onemogućiti (tj. Isključiti automatsko ispravljanje)

Razumijevanje mogućnosti automatskog ispravljanja

Automatsko ispravljanje stvoreno je kako bi vam pomoglo u rješavanju malih problema s kojima se možete suočiti dok upisujete u Excel ili dok unosite podatke (kao što je zamjena nekih često pogrešno napisanih riječi ispravnim riječima).

Omogućuje vam i veću kontrolu pri korištenju programa Excel (kao što ćemo vidjeti u primjerima kasnije u ovom vodiču).

No, najprije shvatimo gdje su opcije automatskog ispravljanja i što je prema zadanim postavkama dostupno.

Da biste dobili mogućnosti automatskog ispravljanja, kliknite karticu Datoteka.

Na zaslonu Datoteka kliknite "Opcije".

U dijaloškom okviru Excel Options kliknite Proofing.

U opcijama Proofing (Provera) kliknite na opciju Autocorrect (Automatsko ispravljanje).

Ovo će otvoriti dijaloški okvir Mogućnosti automatskog ispravljanja.

Dopustite mi da objasnim različite kartice u dijaloškom okviru Automatsko ispravljanje i opcije u njima.

Kartica Mogućnosti automatskog ispravljanja

Na kartici Opcije automatskog ispravljanja postoje neke opcije koje su zadano omogućene i rješavaju neke uobičajene probleme.

• Gumbi mogućnosti automatskog ispravljanja: Ovaj nije relevantan za Excel, ali je za druge MS aplikacije. Kad je ova opcija omogućena, vidite opcije automatskog ispravljanja u MS Wordu ili MS PowerPointu (kao što je prikazano u nastavku).
• Ispravite dva početna slova: Ova opcija kada je omogućena automatski će ispraviti dva velika početna slova u Excelu. Na primjer, ako upišete 'HEllo', automatski će se promijeniti u 'Hello'
• Prvo slovo rečenice piše se velikim slovom: Kada je omogućena, ova opcija osigurava da nova rečenica počinje velikim slovom. Na primjer, ako upišete ‘Hello. kako si? ’, automatski će se ispraviti na‘ Zdravo. Kako si?'
• Imena dana pišite velikim slovima: Ovo će automatski promijeniti prvo slovo naziva dana ako unesete mala slova. Na primjer, srijeda bi se promijenilo u srijeda.
• Ispravna slučajna upotreba tipke Caps Lock: U slučaju da imate uključen Caps Lock i napišete rečenicu, automatski će ispraviti tekst i onemogućiti Caps Lock. Na primjer, ako unesete hELLO, automatski će se promijeniti u Hello.
• Zamijenite tekst dok upisujete: Ovdje Excel već ima neke često pogrešno napisane riječi (ili kratke kodove za neke simbole). Na primjer, ako upišete (c), automatski se pretvara u simbol autorskog prava. To je zato što je u ovoj opciji navedeno na popisu. Možete dodati ili ukloniti riječi s popisa (više o tome u donjem primjeru).

Izuzeci za automatsko ispravljanje

Iako su ove mogućnosti automatskog ispravljanja nevjerojatne, ponekad ćete možda htjeti da ne djeluje super pametno i ispraviti ih automatski.

Na primjer, ako imate naziv robne marke AT (gdje su "s" malim slovima), Excel bi ga automatski pretvorio u "Ats".

Iako volite da se automatsko ispravljanje događa u svim ostalim slučajevima, ako želite isključiti ovaj slučaj, to možete učiniti.

Na kartici Automatsko ispravljanje kliknite karticu Iznimke.

U dijaloškom okviru Iznimke automatskog ispravljanja možete imati dvije vrste iznimki:

1. Prvo slovo: Excel prema zadanim postavkama piše abecedu nakon točke (točka). Ovdje možete navesti neke iznimke (već postoji popis uobičajenih iznimaka).
2. Početna slova: Ako ne želite da se AT -ovi pretvaraju u Ats, to možete navesti ovdje.

Kartica Automatsko formatiranje dok tipkate

Ova kartica ima tri mogućnosti (sve su omogućene). Smatram da su sve ove tri opcije korisne.

1. Zamijenite dok tipkate: Kada unesete bilo koju hipervezu u ćeliju, ona će se automatski pretvoriti u hipervezu. Ponekad onemogućim ovu opciju jer često završim klikom na ćeliju koja tada traje nekoliko sekundi, a zatim otvara vezu u pregledniku.
2. Prijavite se dok radite: Ovo će automatski dodati nove retke i stupce u tablicu programa Excel kada unesete bilo što u ćeliju uz onu u tablici.
3. Automatski kao vaš rad: Kada unesete formulu u stupac u Excel tablici, ova će opcija unijeti istu formulu (s prilagođenim referencama ćelija) u sve ćelije u stupcu.

Kartica Radnje

U Microsoftovim aplikacijama možete stvoriti radnju na temelju određene riječi ili teksta.

U Excelu je dostupna samo jedna vrsta radnje - to je radnja datuma.

Radnja datuma znači da ako imate datum u ćeliji u Excelu, možete kliknuti desnom tipkom miša i dobit ćete nekoliko radnji koje možete poduzeti za taj datum (poput prikaza tog datuma u kalendaru ili zakazivanja sastanka u Outlooku) ).

To bi moglo biti korisno ako imate popis datuma i želite brzo spremiti neke u kalendar ili želite zakazati sastanak (koristeći Outlook).

Ova je opcija prema zadanim postavkama onemogućena i morate je omogućiti da biste je mogli koristiti u Excelu.

Nakon što ga omogućite, moći ćete ga koristiti u Excelu. Ako imate datum u ćeliji, kliknite desnom tipkom miša i na dnu ćete pronaći opcije radnji.

Kartica Automatsko ispravljanje matematike

Baš kao što možete umetnuti simbole u Excel ćeliju (kao što su Delta, Degree ili Checkmark), možete unijeti i matematičke simbole u jednadžbu.

Ova kartica ima neki tekst koji se automatski pretvara u navedeni matematički simbol. Na primjer, ako upišete \ sigma, zamijenit će ga simbolom σ.

Imajte na umu da ovo neće raditi u ćelijama na radnom listu. Radi samo s jednadžbama.

Kako dodati vlastite riječi u Excel automatsko ispravljanje?

Voljeli biste da postoje neke riječi koje su dio automatskog ispravljanja?

Na primjer, recimo da želite dodati riječ 'drikn' u automatsko ispravljanje tako da je ispravi u 'piće'.

Za dodavanje riječi za automatsko ispravljanje možete upotrijebiti korake u nastavku:

1. Kliknite karticu Datoteka.
2. Pritisnite Opcije.
3. U dijaloškom okviru Mogućnosti odaberite Provera.
4. Kliknite gumb ‘Opcije automatskog ispravljanja’.
5. U dijaloški okvir Automatsko ispravljanje unesite sljedeće:
   • Zamijeniti: drikn
   • S: piće
6. Pritisnite DODAJ
7. Pritisnite U redu.

Sada, kada upišete 'drikn' u Excel, automatski će se ispraviti na 'drink'.

Prije nego što vam pokažem nekoliko zanimljivih primjera za korištenje ovoga, evo nekoliko stvari koje trebate znati o automatskom ispravljanju u Excelu:

• Popis za automatsko ispravljanje razlikuje velika i mala slova. To znači da ste dodali riječ 'drikn' kako biste je zamijenili s 'piće', radilo bi samo s malim slovima. Ako unesete "Drikn" ili "DRIKN", to se neće ispraviti.
• Ova se promjena sprema u Excel i postojala bi čak i ako zatvorite radnu knjigu i ponovno je otvorite. Ako ovo više ne želite, morate otići i izbrisati ga ručno.
• Promjena se događa samo kada se koristi točna riječ. Na primjer, ako koristite "drikns", neće se automatski ispraviti. Da bi djelovala, riječ ne smije imati znakove neposredno prije ili poslije nje.
• Kada navedete automatsko ispravljanje u Excelu, ono se automatski aktivira u drugim MS aplikacijama, kao što su MS Word ili MS PowerPoint.

Automatsko ispravljanje stvoreno je kao način za ispravljanje uobičajenih pravopisnih pogrešaka. Ali možete ga koristiti i na neke sjajne načine kako biste uštedjeli vrijeme.

Povezano: Provjera pravopisa u Excelu.

Ispod je nekoliko korisnih primjera korištenja automatskog ispravljanja (osim ispravljanja pogrešno napisane riječi).

Primjer 1: Upotrijebite automatsko ispravljanje da biste dovršili skraćenice

Zamislite da radite za tvrtku ‘ABC Technology Corporation Limited’.

Vaš posao uključuje mnogo unosa podataka u Excel i morate ručno upisati cijeli naziv tvrtke više puta dnevno.

Bez obzira koliko brzo tipkali, ovo bi se osjećalo kao gubljenje vremena.

Ne biste li poželjeli da postoji način na koji možete jednostavno unijeti ABC (ili što god želite), a Excel ga zamijeniti nazivom tvrtke?

Ovdje vam sjajnost automatskog ispravljanja može pomoći.

Kraticu možete navesti u Automatskom ispravljanju, a kad god upotrijebite tu skraćenicu, Excel bi je automatski pretvorio u navedeni tekst.

Na primjer, možete odrediti da svaki put kad upišete ABC, Excel bi ga trebao automatski zamijeniti s "ABC Technology Corporation Limited".

Nešto kao što je prikazano ispod:

To se događa kada dodate automatsko ispravljanje u Excel gdje bi ABC trebao biti ispravljen ”(kao što je prikazano u nastavku u dijaloškom okviru za automatsko ispravljanje).

Što ako želite umetnuti ABC, a ne puno ime?

U slučaju da ne želite da automatsko ispravljanje promijeni ABC u puno ime, jednostavno pritisnite Control + Z da biste vratili ABC.

Dok koristite Control + Z radi, najbolje je odabrati kraticu koju vjerojatno nećete koristiti u svom radu. To osigurava da nema šanse da greškom dobijete puno ime (kada je sve što ste htjeli bio tekst kratice).

U nastavku su navedeni neki scenariji u kojima ovaj trik s automatskim ispravljanjem može uštedjeti mnogo vremena:

• Možete brzo unijeti nazive datoteka ili nazive mapa (umjesto da ih svaki put kopirate).
• Ako imate popis članova tima, pomoću njihovih inicijala možete brzo unijeti njihova imena.

Oprez: Sve opcije automatskog ispravljanja koje navedete u Excelu aktiviraju se i u drugim MS aplikacijama, kao što su MS Word ili MS PowerPoint. U takvim slučajevima najbolje je koristiti skraćenice koje vjerojatno nećete koristiti nigdje drugdje.

Primjer 2: Brzo umetanje simbola (poput stupnja ili delte)

Postoje neki simboli koje je teško umetnuti/upisati u Excel jer oni već nisu dostupni na tipkovnici (poput simbola stupnja ili simbola delte ili točki za nabrajanje).

Morate znati tipkovničke prečace (koji su često dugi i komplicirani) ili trebate upotrijebiti dijaloški okvir Umetni simbol (za što je potrebno mnogo vremena).

Ako postoje neki simboli koje morate često koristiti, možete upotrijebiti značajku automatskog ispravljanja da biste tim simbolima dali kodni naziv ili skraćenicu.

Sada kada morate unijeti taj simbol, možete jednostavno upotrijebiti kodni naziv i on će se automatski ispraviti na taj simbol.

Ispod je primjer gdje koristim kod DEGSYM za dobivanje simbola stupnja u Excelu.

Da biste to učinili, izvršite sljedeću promjenu u dijaloškom okviru Excel Automatsko ispravljanje:

Primjer 3: Brže zapišite formule s automatskim ispravljanjem

Ovaj trik (koji sam naučio s ovog bloga) je pomalo smišljen, ali ako radite s puno dugih formula, to vam može uštedjeti vrijeme.

Ispod je formula koja će kombinirati tekst tri ćelije koje su ostavljene ćeliji u kojoj se koristi ova formula:

= INDIREKTNO (ADRESA (RED (), KOLONA ()-3)) & INDIREKTNO (ADRESA (RED (), KOLONA ()-2)) & INDIREKTNO (ADRESA (RED (), KOLONA ()-1))

Sada, ako često trebate stvoriti formulu poput ove, bolje je izraditi jednostavan kod za nju i koristiti je u Automatskom ispravljanju.

U ovom slučaju, koristio sam kôd 'com3' u automatskom ispravljanju da bih dobio formulu.

Sada možete koristiti kôd 'com3' da biste dobili cijelu formulu u nekoliko pritisaka na tipke (kao što je prikazano u nastavku):

Napomena: Kao što sam spomenuo, ovo je nešto što većina vas nikada ne bi morala koristiti, ali to je ipak dobar trik za znati (za svaki slučaj). Gornji primjer je slučaj iz stvarnog života u kojem trenutno koristim ovo u jednom od svojih projekata radi uštede vremena.

Kako potpuno isključiti automatsko ispravljanje

Iako vjerujem da je automatsko ispravljanje izvrsna značajka, možda nije relevantno za sve.

A u nekim slučajevima to zapravo može biti iritacija. Na primjer, ako upišete (c) ili (r) ili ™, Excel automatsko ispravljanje automatski će promijeniti tekst (u © ili ® ili ™)

U takvim je slučajevima najbolje isključiti automatsko ispravljanje ili barem izbrisati pojmove za koje ne želite da se automatski ispravljaju.

U nastavku su navedeni koraci za isključivanje automatskog ispravljanja:

1. Kliknite karticu Datoteka.
2. Pritisnite Opcije.
3. U dijaloškom okviru Mogućnosti odaberite Provera.
4. Kliknite gumb ‘Opcije automatskog ispravljanja’.
5. U dijaloškom okviru Automatsko ispravljanje, na kartici Automatsko ispravljanje, poništite opciju "Zamijeni tekst dok tipkate".

Napomena: Gore navedeni koraci potpuno bi isključili značajku automatskog dovršavanja gdje zamjenjuje neki tekst navedenim tekstom. To također može značiti da se te pogrešno napisane riječi više neće ispravljati.

Kako onemogućiti/zamijeniti neke riječi za automatsko ispravljanje

Ako želite zadržati cjelokupnu značajku "Zamijeni tekst dok tipkate", ali želite neke iznimke, možete pronaći riječ na popisu i ručno je izbrisati (ili urediti).

U nastavku su navedeni koraci za to:

1. Pritisnite karticu Datoteka, a zatim Opcije (na zaslonu Datoteka koji se otvori).
2. U dijaloškom okviru Mogućnosti odaberite Provera.
3. Kliknite gumb ‘Opcije automatskog ispravljanja’.
4. U dijaloškom okviru Automatsko ispravljanje na kartici Automatsko ispravljanje odaberite riječ koju želite izbrisati.
5. Pritisnite gumb Izbriši.

Riječ možete zamijeniti i u Automatskom ispravljanju. Na primjer, umjesto da se (c) pretvori u simbol autorskog prava, možete ga koristiti za pretvaranje u riječ - autorsko pravo.

Da biste riječ zamijenili nekim drugim tekstom, pronađite i promijenite tekst, a zatim kliknite gumb Zamijeni.

Kako poništiti promjene automatskog ispravljanja u Excelu

Ako nešto napišete, a Excel to promijeni zbog automatskog ispravljanja, izvorni tekst možete vratiti pritiskom na Control + Z.

Na primjer, čim upišete (c) u ćeliju u Excelu i pritisnete razmaknicu, ona će se odmah pretvoriti u simbol autorskog prava.

Ali ako sada koristite Control + Z, vratit će se na bit (c) i tako će ostati.

Iako je Automatsko ispravljanje značajka koju većina korisnika programa Excel nikada neće morati prilagoditi, dobro je znati neke načine na koje je možete koristiti za uštedu vremena (kao što je prikazano u primjerima).

U posljednje vrijeme počeo sam ga koristiti za neke formule koje su prilično velike, ali ih često koristim (kao što je prikazano u primjeru 3).