Ako često ispisujete svoje podatke/rad u Excelu, siguran sam da ste se suočili s problemom da ispisuje više stranica umjesto jedne stranice.
Ponekad je toliko frustrirajuće da se nova stranica ispiše samo da bi se smjestilo nekoliko dodatnih redaka podataka (što također dovodi do rasipanja papira).
Postoje neke jednostavne tehnike pomoću kojih možete osigurati ispis Excel podataka na jednoj stranici (ili na manjem broju stranica u slučaju da ispisujete veliko izvješće).
U ovom vodiču za Excel podijelit ću neke metode koje možete koristiti ispisati Excel list na jednoj stranici. Možete koristiti kombinaciju ovih metoda kako biste postigli najbolji rezultat.
Pa krenimo!
Provjerite koliko bi stranica bilo ispisano (pregled)
Prije nego što krenete optimizirati postavke za ispis Excel rada na jednom listu, najbolje je provjeriti trenutno stanje pomoću pregleda ispisa.
Ne brinite! Za ovo ne morate ništa ispisivati. Možete jednostavno provjeriti kako bi izgledalo tiskano djelo i koliko će listova biti ispisano.
To vam omogućuje da razumijete stvari koje možete promijeniti kako biste bili sigurni da koristite minimalni broj papira, a da pritom vaše ispisano izvješće ostane lijepo i čitljivo.
U nastavku su navedeni koraci za korištenje pregleda ispisa da biste vidjeli kako bi izgledao završni zadatak ispisa:
- Kliknite karticu Datoteka
- Pritisnite opciju ispisa
Ili možete koristiti tipkovnički prečac Control + P (Command + P ako koristite Mac)
Ovo bi otvorilo stranicu Pretpregled ispisa na kojoj biste mogli vidjeti koliko će stranica biti ispisano i što će se ispisati na svakoj stranici.
Pomoću tipki sa strelicama možete prijeći na sljedeću/prethodnu stranicu u načinu Pretpregled ispisa.
Načini ugradnje i ispisa Excel lista na jednoj stranici
Pogledajmo sada neke metode koje možete koristiti za stavljanje svih podataka u list na jednoj stranici, a zatim ispis izvješća na jednoj stranici (ili manji broj stranica)
Prilagodite širinu stupca (ili visinu retka)
U mnogim slučajevima ne trebate da vaši stupci budu preširoki.
A budući da je ovo izravna odrednica koliko se podataka ispisuje na jednoj stranici, možete uštedjeti puno papira jednostavnim smanjenjem širine stupca.
No, kako onda znate jeste li učinili dovoljno ili niste? Kako znate koliko širine stupca trebate smanjiti kako bi sve stalo na jednu stranicu?
Da biste to olakšali, možete koristiti Prikaz izgleda stranice u Excelu - koji vam u stvarnom vremenu pokazuje koliko bi podataka bilo ispisano na svakoj stranici vašeg izvješća.
U nastavku su navedeni koraci za ulazak u način izgleda stranice, a zatim smanjenje širine stupca:
- Kliknite karticu Pogled na vrpci
- U grupi Prikazi radne sveske kliknite opciju ‘Izgled stranice’. To će promijeniti način prikaza podataka (i vidjet ćete ljestvice pri vrhu i lijevo od radnog lista)
- Smanjite širinu stupca tako da stane na jednu stranicu. Da biste to učinili, postavite kursor na rub kursora na zaglavlju stupca koji želite smanjiti. Zatim kliknite i povucite.
Nakon što imate sve podatke na jednoj stranici, možete ih ispisati.
U nekim ćete slučajevima možda otkriti da su podaci u ćeliji odsječeni i da se ne prikazuju u potpunosti. To se često događa kada promijenite širinu stupca. To možete ispraviti omogućavanjem opcije Prelom teksta u Excelu.
Za povratak na uobičajeni prikaz (i izlazak iz prikaza izgleda stranice) kliknite karticu Prikaz, a zatim kliknite ‘Normalno’.
Promijenite skaliranje (Stavite sve redove/stupce na jednu stranicu)
Excel ima ugrađenu opciju koja vam omogućuje da promijenite veličinu radnog lista na način da stane više redaka/stupaca na jednoj stranici.
Kada to učinite, jednostavno se smanjuje sve kako bi se uklopili svi stupci ili retci na jednoj stranici.
Pretpostavimo da imate list na kojem se stupci prelijevaju na sljedeći list prilikom ispisa.
U nastavku su navedeni koraci za smanjivanje lista tijekom ispisa:
- Kliknite karticu Datoteka
- Pritisnite Ispis (ili upotrijebite tipkovnički prečac - Control + P)
- U prozoru Ispis kliknite opciju Skaliranje (to je zadnja opcija s lijeve strane)
- Pritisnite bilo koju od opcija:
- Uklapanje lista na jednoj stranici
- Ispržite sve stupce na jednoj stranici
- Stavite sve redove na jednu stranicu
Gornji koraci bi povećali list tako da odgovara stranici (na temelju opcija koje ste odabrali). Također ćete moći vidjeti kako bi podaci izgledali u pregledu lista koji se nalazi s desne strane.
Opcija "Prilagodi list na jednoj stranici" prikladna je ako imate samo nekoliko redaka/stupaca koji se prelijevaju. U slučaju da ih ima mnogo, upotreba ove opcije može učiniti ispisane podatke premalim za čitanje.To ne utječe na podatke radnog lista. On samo skalira podatke za potrebe ispisa.
Sakrivanje ili brisanje redaka/stupaca
Još jedan pametan način da tijekom ispisa sve bude na jednoj stranici je sakriti sve stupce ili retke koji vam ne trebaju.
Uvijek imate mogućnost da ih ponovno učinite vidljivim ako vam kasnije zatrebaju, no skrivanjem ovih tijekom ispisa pobrinut ćete se da optimizirate prostor i koristite manje stranica za ispis.
Da biste sakrili redak/stupac, jednostavno ih odaberite, desnom tipkom miša kliknite, a zatim odaberite Sakrij.
Opet, najbolje je prvo ući u način izgleda stranice, a zatim to učiniti. Tako ćete vidjeti koliko redaka/stupaca trebate sakriti da bi svi podaci stali na jednu stranicu u Excelu.
Evo koraka za otkrivanje redaka/stupaca u Excelu.
Promijenite orijentaciju stranice
Ako imate više stupaca i redaka, ima smisla promijeniti smjer stranice tijekom ispisa.
U Excelu postoje dvije orijentacije;
- Portret (zadano u Excelu) - Ispisuje se više redaka nego stupaca
- Pejzažno - ispisuje se više stupaca nego redaka
U slučaju da imate više stupaca nego redaka (kao što je prikazano u nastavku), možete promijeniti orijentaciju stranice u Landscape kako biste bili sigurni da se vaši podaci uklapaju i ispisuju na jednoj stranici.
U nastavku su navedeni koraci za promjenu orijentacije stranice u Excelu:
- Kliknite karticu Izgled stranice
- U grupi Postavljanje stranice kliknite pokretač dijaloškog okvira. Ovo će otvoriti dijaloški okvir "Postavljanje stranice".
- Kliknite karticu Stranica u dijaloškom okviru (ako već nije odabrano)
- U opciji Orijentacija odaberite Pejzaž
- Pritisnite U redu
Sada možete otići na Pregled ispisa i vidjeti kako bi izgledalo vaše ispisano izvješće.
Tipkovni prečac za otvaranje dijaloškog okvira Postavljanje stranice ALT + P + S + P (pritisnite ove tipke uzastopno)
Alternativno, možete promijeniti i orijentaciju u prozoru Pregled ispisa, odabirom Landscape Orientation s padajućeg izbornika u postavkama.
Promijenite margine stranice
Ponekad imate samo jedan ili dva dodatna stupca koji se ispisuju na novoj stranici (ili nekoliko dodatnih redaka koji se prelijevaju na sljedeću stranicu).
Mala prilagodba na marginama stranice može vam pomoći da sve smjestite na jednu stranicu.
Ako se pitate koje su margine stranica - kad ispisujete Excel radni list, svaka bi ispisana stranica imala malo razmaka na rubovima. To je dizajnirano kako bi se osiguralo da podaci izgledaju dobro kada se ispišu.
Imate mogućnost smanjiti ovaj razmak (marg stranice) i staviti više podataka na jednu stranicu.
U nastavku su navedeni koraci za smanjenje margine stranice u Excelu:
- Kliknite karticu Izgled stranice
- U grupi Postavljanje stranice kliknite "Margine"
- Kliknite na Uzak
Gore navedeni koraci smanjili bi marginu stranice i mogli biste vidjeti da se na istoj stranici istiskuju dodatni retci/stupci.
U slučaju da želite dodatno smanjiti marginu stranice, kliknite opciju 'Margins' na vrpci, a zatim kliknite 'Custom Margins'. Ovo će otvoriti dijaloški okvir Postavljanje stranice u kojem možete dodatno prilagoditi margine.
Smanjite veličinu fonta
Drugi jednostavan način da brzo učinite da se dodatni redovi/stupci (koji se sada ispisuju na dodatne listove) uklope na istu stranicu može biti smanjenjem veličine fonta.
To vam može omogućiti promjenu veličine nekoliko stupaca tako da stane na jednu stranicu prilikom ispisa.
To može biti korisno ako imate ispisane podatke koji se obično nalaze u dodatku - nešto što morate imati, ali nitko o tome ne čita i ne brine.
Ispis samo odabranih podataka (ili postavljanje područja ispisa)
Ponekad možete imati veliki skup podataka, ali možda nećete htjeti ispisati cijeli. Možda samo želite ispisati odabrane podatke.
Ako je ovo jednokratna stvar u kojoj želite brzo ispisati odabrane podatke na radnom listu, to možete učiniti pomoću koraka u nastavku:
- Odaberite podatke koje želite ispisati
- Kliknite karticu Datoteka
- Pritisnite Ispis (ili upotrijebite tipkovnički prečac - Control + P)
- Na zaslonu Ispis koji se prikaže kliknite prvu opciju u Postavkama
- Kliknite na opciju Odabir ispisa. Primijetili biste da se pregled također mijenja kako bi vam pokazao samo dio koji bi se ispisao.
- Pritisnite Ispis.
Gore navedeni koraci ispisali bi samo odabrani skup podataka.
Imajte na umu da će se, u slučaju da ste odabrali skup podataka koji se ne može uklopiti u jednu ploču, ispisati na više listova. Međutim, možete promijeniti skaliranje na "Prilagodi list na jednoj stranici" da biste ispisali odabir na jednoj stranici.
Gornja metoda je dobra kada s vremena na vrijeme morate ispisati odabrane podatke.
Ali morate ispisati isti odabir s više radnih listova, bolja je ideja postaviti područje ispisa. Kada se jednom postavi, Excel bi ovo područje ispisa smatrao dijelom koji je namijenjen ispisu i zanemario bi ostale podatke na listu.
U nastavku su navedeni koraci za postavljanje područja ispisa u Excelu:
- Odaberite podatke koje želite postaviti kao područje ispisa
- Kliknite karticu Izgled stranice
- U grupi Postavljanje stranice kliknite opciju Područje ispisa
- Kliknite na Postavi područje ispisa
To je to!
Sada kada pokušate ispisati radni list, ispisat će se samo područje ispisa (i samo će to biti prikazano u pregledu ispisa).
[Bonus] Dodaj prijelome stranice
U slučaju da imate veliki skup podataka. očito je da se ne može smjestiti u jednu stranicu, a ispisivanje cijelih ovih podataka zauzelo bi više stranica.
U Excel možete dodati prijelome stranica kako bi Excel znao gdje zaustaviti ispis na trenutnoj stranici, a ostatak preliti na sljedeću stranicu.
U nastavku su navedeni koraci za dodavanje prijeloma stranica u Excelu:
- Odaberite ćeliju u koju želite umetnuti prijelom stranice. Od ove ćelije nadalje sve bi bilo ispisano na sljedećoj stranici
- Kliknite karticu Izgled stranice
- U grupi Postavljanje stranice kliknite opciju Prekidi
- Pritisnite Umetni prijelome stranice
Gore navedeni koraci dodali bi prijelom stranice i sve prije prijeloma stranice bi se ispisalo na jednom listu, a preostali podaci na drugim listovima.
Imajte na umu da će u slučaju da ste postavili područje ispisa imati prednost nad prijelomima stranica.
Dakle, ovo su različite metode koje možete koristiti za umetanje podataka u jednu stranicu i ispis Excel tablice na jednoj stranici. U slučajevima kada imate puno podataka, možda neće imati smisla ispisivati ih na jednoj stranici, ali i dalje možete koristiti gore navedene metode kako biste smanjili potrošnju papira i stavili iste podatke na manje stranica.
Nadam se da vam je ovaj vodič bio koristan.
