Pogledajte video o korištenju obrazaca za unos podataka u Excelu
Ispod je detaljno napisano uputstvo o obrascu Excel za unos podataka u slučaju da više volite čitati nego gledati video.
Excel ima mnoge korisne značajke kada je u pitanju unos podataka.
Jedna od takvih značajki je Obrazac za unos podataka.
U ovom vodiču pokazat ću vam što su obrasci za unos podataka te kako ih stvoriti i koristiti u Excelu.
Zašto trebate znati o obrascima za unos podataka?
Možda ne znate!
No ako je unos podataka dio vašeg svakodnevnog posla, preporučujem vam da provjerite ovu značajku i vidite kako vam može pomoći uštedjeti vrijeme (i učiniti vas učinkovitijima).
Postoje dva uobičajena problema s kojima sam se suočio (i vidio sam kako se ljudi suočavaju) kada je u pitanju unos podataka u Excel:
- Oduzima puno vremena. Morate unijeti podatke u jednu ćeliju, a zatim prijeći u sljedeću ćeliju i unijeti podatke za nju. Ponekad se morate pomaknuti prema gore i vidjeti o kojem se stupcu radi i koje podatke je potrebno unijeti. Ili se pomaknite udesno, a zatim se vratite na početak u slučaju da ima mnogo stupaca.
- Sklon je greškama. Ako imate ogroman skup podataka koji treba 40 unosa, postoji mogućnost da na kraju unesete nešto što nije namijenjeno toj ćeliji.
Obrazac za unos podataka može pomoći jer čini proces bržim i manje sklonim pogreškama.
Prije nego što vam pokažem kako stvoriti obrazac za unos podataka u Excelu, dopustite mi da vam brzo pokažem što radi.
U nastavku se nalazi skup podataka koji obično održava tim za zapošljavanje u organizaciji.
Svaki put kad korisnik mora dodati novi zapis, morat će odabrati ćeliju u sljedećem praznom retku, a zatim ići ćeliju po ćeliju kako bi napravio unos za svaki stupac.
Iako je to savršeno dobar način, učinkovitiji način bi bio korištenje obrasca za unos podataka u Excelu.
U nastavku se nalazi obrazac za unos podataka koji možete koristiti za unos u ovaj skup podataka.
Istaknuta polja su mjesto gdje biste unijeli podatke. Kada završite, pritisnite tipku Enter da bi podaci postali dio tablice i prijeđite na sljedeći unos.
Ispod je demo kako to radi:
Kao što vidite, to je lakše od običnog unosa podataka jer ima sve u jednom dijaloškom okviru.
Obrazac za unos podataka u Excelu
Korištenje obrasca za unos podataka u Excelu treba malo poraditi.
Primijetili biste da ne postoji mogućnost korištenja obrasca za unos podataka u Excelu (ne na bilo kojoj kartici na vrpci).
Da biste ga koristili, morat ćete ga prvo dodati na Alatnu traku za brzi pristup (ili vrpcu).
Dodavanje opcije obrasca za unos podataka na Alatnu traku za brzi pristup
U nastavku su navedeni koraci za dodavanje opcije obrasca za unos podataka na Alatnu traku za brzi pristup:
- Desnom tipkom miša kliknite bilo koju od postojećih ikona na alatnoj traci za brzi pristup.
- Kliknite na "Prilagodi alatnu traku za brzi pristup".
- U dijaloškom okviru 'Excel opcije' koji se otvori odaberite opciju 'Sve naredbe' s padajućeg izbornika.
- Pomaknite se prema dolje na popisu naredbi i odaberite "Obrazac".
- Kliknite gumb ‘Dodaj’.
- Pritisnite U redu.
Gore navedeni koraci dodali bi ikonu obrasca na alatnu traku za brzi pristup (kao što je prikazano u nastavku).
Nakon što ga imate u QAT -u, možete kliknuti bilo koju ćeliju u skupu podataka (u koju želite unijeti unos) i kliknuti ikonu Obrazac.
Napomena: Da bi obrazac za unos podataka funkcionirao, vaši bi se podaci trebali nalaziti u tablici programa Excel. Ako već nije, morat ćete je pretvoriti u tablicu programa Excel (prečac na tipkovnici - Control + T).Dijelovi obrasca za unos podataka
Obrazac za unos podataka u Excelu ima mnogo različitih gumba (kao što možete vidjeti u nastavku).
Evo kratkog opisa o čemu se radi o svakom gumbu:
- Novi: Ovo će izbrisati sve postojeće podatke u obrascu i omogućiti vam stvaranje novog zapisa.
- Izbrisati: To će vam omogućiti brisanje postojećeg zapisa. Na primjer, ako pritisnem tipku Delete u gornjem primjeru, izbrisat će se zapis za Mikea Banesa.
- Vratiti: Ako uređujete postojeći unos, možete vratiti prethodne podatke u obrazac (ako niste pritisnuli Novo ili pritisnuli Enter).
- Pronađi Pret: Ovo će pronaći prethodni unos.
- Pronađi sljedeće: Ovo će pronaći sljedeći unos.
- Kriteriji: To vam omogućuje da pronađete određene zapise. Na primjer, ako tražim sve zapise u kojima je kandidat zaposlen, moram kliknuti gumb Kriteriji, unijeti ‘Unajmljeno’ u polje Status, a zatim upotrijebiti gumbe za pronalaženje. Primjer ovoga obrađen je kasnije u ovom vodiču.
- Zatvoriti: Ovo će zatvoriti obrazac.
- Traka za pomicanje: Pomoću trake za pomicanje možete pregledavati zapise.
Sada idemo kroz sve stvari koje možete učiniti s obrascem za unos podataka u Excelu.
Imajte na umu da morate pretvoriti svoje podatke u tablicu programa Excel i odabrati bilo koju ćeliju u tablici kako biste mogli otvoriti dijaloški okvir obrasca za unos podataka.
Ako niste odabrali ćeliju u tablici programa Excel, prikazat će se upit kao što je prikazano u nastavku:
Stvaranje novog unosa
U nastavku su navedeni koraci za stvaranje novog unosa pomoću obrasca za unos podataka u Excelu:
- Odaberite bilo koju ćeliju u tablici programa Excel.
- Pritisnite ikonu Obrazac na alatnoj traci za brzi pristup.
- Unesite podatke u polja obrasca.
- Pritisnite tipku Enter (ili pritisnite gumb New) da biste unijeli zapis u tablicu i dobili prazan obrazac za sljedeći zapis.
Kretanje kroz postojeće zapise
Jedna od prednosti korištenja obrasca za unos podataka je ta što se možete jednostavno kretati i uređivati zapise bez napuštanja dijaloškog okvira.
To može biti osobito korisno ako imate skup podataka s mnogo stupaca. To vam može uštedjeti mnogo pomicanja i procesa kretanja naprijed -nazad.
U nastavku su navedeni koraci za kretanje i uređivanje zapisa pomoću obrasca za unos podataka:
- Odaberite bilo koju ćeliju u tablici programa Excel.
- Pritisnite ikonu Obrazac na alatnoj traci za brzi pristup.
- Za prelazak na sljedeći unos kliknite gumb "Pronađi sljedeće", a za povratak na prethodni unos kliknite gumb "Pronađi prethodni".
- Da biste uredili unos, jednostavno napravite izmjenu i pritisnite enter. U slučaju da se želite vratiti na izvorni unos (ako niste pritisnuli tipku enter), kliknite gumb ‘Vrati’.
Također možete koristiti traku za pomicanje za kretanje kroz unose jedan po jedan.
Gornji snimak prikazuje osnovnu navigaciju gdje prolazite kroz sve zapise jedan za drugim.
No također se možete brzo kretati kroz sve zapise na temelju kriterija.
Na primjer, ako želite proći kroz sve unose u kojima je status "U tijeku", to možete učiniti pomoću koraka u nastavku:
- Odaberite bilo koju ćeliju u tablici programa Excel.
- Pritisnite ikonu Obrazac na alatnoj traci za brzi pristup.
- U dijaloškom okviru Obrazac za unos podataka kliknite gumb Kriteriji.
- U polje Status unesite "U tijeku". Imajte na umu da ova vrijednost ne razlikuje velika i mala slova. Dakle, čak i ako uđete u IN-PROGRESS, i dalje bi radilo.
- Pomoću gumba Find Prev/Find Next krećite se kroz unose u kojima je status U tijeku.
Kriteriji su vrlo korisna značajka kada imate ogroman skup podataka i želite brzo proći kroz one zapise koji zadovoljavaju zadani skup kriterija.
Napominjemo da za kretanje po podacima možete koristiti više polja kriterija.
Na primjer, ako želite proći kroz sve zapise "U tijeku" nakon 07. 08. 2018., možete upotrijebiti "> 07-08-2018" u kriterijima za polje "Datum" i "U tijeku" kao vrijednost u polju statusa. Sada kada se krećete pomoću gumba Nađi prije/Nađi sljedeće, prikazat će se zapisi tek nakon 07. 08. 2018. gdje je status U tijeku.
U kriterijima možete koristiti i zamjenske znakove.
Na primjer, ako ste bili nedosljedni pri unosu podataka i upotrijebili ste varijacije riječi (kao što su U tijeku, U tijeku, U tijeku i U tijeku), tada morate koristiti zamjenske znakove da biste dobili te zapise.
U nastavku su navedeni koraci za to:
- Odaberite bilo koju ćeliju u tablici programa Excel.
- Pritisnite ikonu Obrazac na alatnoj traci za brzi pristup.
- Pritisnite gumb Kriteriji.
- U polje Status unesite *napredak
- Pomoću gumba Find Prev/Find Next krećite se kroz unose u kojima je status U tijeku.
Ovo radi kao zvjezdica (*) zamjenski je znak koji može predstavljati bilo koji broj znakova u Excelu. Dakle, ako status sadrži "napredak", pokupit će ga tipke Find Prev/Find Next bez obzira na to što je prije njega).
Brisanje zapisa
Zapise možete izbrisati iz samog obrasca za unos podataka.
To može biti korisno kada želite pronaći određenu vrstu zapisa i izbrisati ih.
U nastavku su navedeni koraci za brisanje zapisa pomoću obrasca za unos podataka:
- Odaberite bilo koju ćeliju u tablici programa Excel.
- Pritisnite ikonu Obrazac na alatnoj traci za brzi pristup.
- Dođite do zapisa koji želite izbrisati
- Pritisnite gumb Izbriši.
Iako vam se čini da sve ovo izgleda kao mnogo posla samo za unos i kretanje kroz zapise, štedi mnogo vremena ako radite s mnogo podataka i morate unositi podatke prilično često.
Ograničavanje unosa podataka na temelju pravila
Možete upotrijebiti provjeru podataka u ćelijama kako biste bili sigurni da su uneseni podaci u skladu s nekoliko pravila.
Na primjer, ako želite biti sigurni da stupac datuma prihvaća samo datum tijekom unosa podataka, možete stvoriti pravilo provjere valjanosti podataka koji će dopustiti samo datume.
Ako korisnik unese podatke koji nisu datum, to neće biti dopušteno i korisniku će se prikazati pogreška.
Evo kako stvoriti ova pravila prilikom unosa podataka:
- Odaberite ćelije (ili čak cijeli stupac) u kojima želite stvoriti pravilo provjere valjanosti podataka. U ovom primjeru odabrao sam stupac A.
- Kliknite karticu Podaci.
- Pritisnite opciju Validacija podataka.
- U dijaloškom okviru "Validacija podataka" na kartici "Postavke" odaberite "Datum" s padajućeg izbornika "Dopusti".
- Odredite datum početka i završetka. Unosi unutar ovog datumskog raspona bili bi valjani, a ostalo bi bilo odbijeno.
- Pritisnite U redu.
Sada, ako koristite obrazac za unos podataka za unos podataka u stupac Datum, a ako to nije datum, to neće biti dopušteno.
Vidjet ćete poruku kao što je prikazano u nastavku:
Slično, možete koristiti provjeru valjanosti podataka s obrascima za unos podataka kako biste bili sigurni da korisnici neće na kraju unijeti pogrešne podatke. Neki primjeri gdje to možete koristiti su brojevi, duljina teksta, datumi itd.
Evo nekoliko važnih stvari koje trebate znati o Excel obrascu za unos podataka:
- Tijekom navigacije kroz zapise možete koristiti zamjenske znakove (kroz opciju kriterija).
- Morate imati Excel tablicu da biste mogli koristiti obrazac za unos podataka. Također, u njoj morate odabrati ćeliju da biste koristili obrazac. Ipak, postoji jedna iznimka. Ako imate imenovani raspon s imenom 'Baza podataka', tada će se i obrazac Excel odnositi na taj imenovani raspon, čak i ako imate tablicu programa Excel.
- Širina polja u obrascu za unos podataka ovisi o širini stupca podataka. Ako je širina stupca preuska, isto će se odraziti u obrascu.
- U obrazac za unos podataka možete umetnuti i grafičke oznake. Da biste to učinili, koristite tipkovnički prečac ALT + 7 ili ALT + 9 s numeričke tipkovnice. Ovdje je video o bitnim točkama.
