Uvod u provjeru valjanosti podataka u Excelu

Validacija podataka u Excelu omogućuje vam kontrolu podataka koji se mogu unijeti u ćeliju. Korisniku možete ograničiti unos samo određenog raspona brojeva ili teksta ili datuma.

Također možete koristiti funkciju provjere valjanosti podataka za izradu Excel padajućeg popisa (što je definitivno jedna od najhladnijih i najmoćnijih značajki u Excelu)

Pristup provjeri valjanosti podataka u Excelu

Provjeri valjanosti podataka u Excelu može se pristupiti putem kartice Podaci na vrpci.

U većini slučajeva postoje tri situacije u kojima biste htjeli koristiti provjeru podataka u Excelu:

• Kada želite ograničiti unos podataka na određene brojeve/tekst/datume. Podaci koji ne zadovoljavaju kriterije provjere valjanosti nisu dopušteni.
• Kada želite obavijestiti korisnika kad god unesete podatke izvan dometa. Međutim, sve vrste unosa podataka su dopuštene.
• Kada uputite korisnika koje podatke treba unijeti. Dopuštene su sve vrste unosa podataka.

Prođimo kroz ove situacije jednu po jednu:

Kada želite ograničiti unos podataka na određene brojeve/tekst/datume

Validacija podataka omogućuje vam da odredite uvjet za unos podataka u ćeliju/ćelije u Excelu. Jednom specificirano, ne dopušta korisniku da unese ništa što je izvan navedenog raspona. Ovoj se značajci može pristupiti otvaranjem dijaloškog okvira za provjeru valjanosti podataka i odabirom opcije Postavke

Na padajućem popisu možete odabrati uvjet koji želite primijeniti za niz ćelija

• Bilo koja vrijednost - omogućuje unos bilo koje vrijednosti u ćeliju.
• Cijeli broj - Omogućuje unos samo cijelih brojeva, s dodatnim uvjetima kao što su veće/manje od, između/ne između, jednako/nije jednako.
• Decimal - Omogućuje unos brojeva s decimalama, s dodatnim uvjetima kao što su veće/manje od, između/ne između, jednako/nije jednako.
• Popis - stvara padajući izbornik uzimajući popis stavki (kroz odabir raspona ili imenovani raspon).
• Datum - Omogućuje unos datuma (ili njegove brojčane vrijednosti), s dodatnim uvjetima kao što su veće/manje od, između/ne između, jednako/nije jednako.
• Vrijeme - Omogućuje unos vremena (ili njegove brojčane vrijednosti), uz dodatne uvjete kao što su veće/manje od, između/ne između, jednako/nije jednako.
• Duljina teksta - Dopušta tekst s duljinom uvjeta.
• Prilagođeno - dopušta vrijednosti koje zadovoljavaju navedene kriterije. Na primjer, ako koristim formulu = A1> 10, tada su u ćeliji A1 dopušteni samo brojevi veći od 10.

Kad god unesete bilo koji podatak u ćeliju koji krši navedeni uvjet, prikazuje se pogreška.

Kada želite obavijestiti korisnika kad god se unesu podaci izvan dosega (sve vrste unosa podataka su dopuštene)

Dok se raniji odjeljak odnosio na ograničavanje korisnika na određeni raspon tijekom unosa podataka, ovaj odjeljak upozorava korisnika ako se unesu neki podaci izvan dometa. Međutim, unos podataka je i dalje dopušten. To se može omogućiti promjenom postavki poruke o pogrešci.

Poruku o pogrešci možete prilagoditi odlaskom na karticu Upozorenje o pogrešci u dijaloškom okviru Validacija podataka. Postoje tri mogućnosti:

• Greška zaustavljanja - Prikazuje grešku zaustavljanja i ne dopušta korisniku unos podataka koji su izvan navedenog raspona.
• Greška upozorenja - Prikazuje pogrešku upozorenja, ali omogućuje korisniku unos podataka koji su izvan navedenog raspona.
• Pogreška u informacijama - Prikazuje informacijsku pogrešku, ali omogućuje korisniku unos podataka koji su izvan navedenog raspona.

Kada uputite korisnika koje podatke treba unijeti (dopuštene su sve vrste unosa podataka)

Pretpostavimo da imate popis zaposlenika i želite saznati njihov datum pridruživanja. Za unos datuma može postojati više formata (kao što su 01/01/2014 ili 01.01.2014. Ili 1. siječnja 2014). Međutim, radi dosljednosti, bolje je da svi datumi budu u jednom formatu. Međutim, u redu je što ljudi unose u bilo koji drugi format, jer je snimanje podataka od iznimne važnosti.

Evo kako se to može učiniti:

1. Odaberite bilo koju ćeliju, a zatim idite na karticu Podaci -> Validacija podataka
2. U dijaloškom okviru Validacija podataka odaberite karticu Ulazna poruka
3. Provjerite je li potvrđen okvir "Prikaži ulaznu poruku kada je ćelija odabrana"
4. Na kartici Ulazna poruka unesite naslov (maksimalno 32 znaka, izborno) i ulazna poruka (maksimalno 256 znakova)
   
5. Pritisnite u redu. Sada kad god kliknete na ćeliju ili je odaberete tipkovnicom, prikazala bi se poruka.

Cautiona: Ako pomaknete okvir s porukom, tada će se sav okvir s porukom prikazati samo na tom mjestu. Stoga je sigurno ne pomaknuti okvir s porukom.

Srodni vodiči o provjeri valjanosti podataka u Excelu:

• Omogućite unos podataka samo ako je ispunjena ovisna ćelija.
• Prerušite brojeve kao tekst u padajućem izborniku provjere valjanosti podataka.
• Izradite padajući popis ovisne provjere valjanosti.