Kao dio mog posla s punim radnim vremenom prije nekoliko godina, jedna od stvari s kojima sam se morala nositi bila je kombiniranje podataka iz različitih radnih knjiga koje su dijelili drugi ljudi.
Jedan od uobičajenih zadataka bio je kombinirati podatke na takav način da nema dupliciranih zapisa.
Na primjer, ispod je skup podataka koji više zapisa za istu regiju.
Konačni rezultat mora biti konsolidirani skup podataka u kojem se o svakoj zemlji izvještava samo jednom.
U ovom vodiču pokazat ću vam kako kombinirati dvostruke retke i zbrojiti vrijednosti kako biste stvorili jedinstveni konsolidirani skup podataka.
Kombinirajte i zbrojite podatke pomoću opcije konsolidacije
Ako sve što trebate učiniti je objediniti podatke i dodati sve vrijednosti za ponavljajuće se zapise, najbolje je upotrijebiti značajku konsolidacije u Excelu.
Druga metoda je korištenje zaokretne tablice i sažimanje podataka (obrađeno sljedeće u ovom vodiču).
Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku gdje se naziv zemlje ponavlja više puta.
Iako su to jedinstveni zapisi jer je vrijednost prodaje različita, u svrhu izvješćivanja možda ćete htjeti ukloniti više primjeraka iste zemlje i prikazati vrijednost prodaje kao jedan konsolidirani iznos.
U nastavku su navedeni koraci za to:
- Kopirajte zaglavlja izvornih podataka i zalijepite ih na mjesto gdje želite konsolidirane podatke
- Odaberite ćeliju ispod krajnjeg lijevog zaglavlja
- Kliknite karticu Podaci
- U grupi Data Data Tools kliknite ikonu Consolidate
- U dijaloškom okviru Konsolidacija odaberite Zbir s padajućeg izbornika funkcija (ako već nije zadano)
- Kliknite na ikonu za odabir raspona u polju Reference.
- Odaberite raspon A2: B9 (podaci isključujući zaglavlja)
- Potvrdite okvir Lijevi stupac
- Pritisnite U redu
Gore navedeni koraci objedinili bi podatke uklanjanjem dupliciranih unosa i dodavanjem vrijednosti za svaku zemlju.
U konačnom rezultatu dobivate jedinstveni popis zemalja zajedno s vrijednošću prodaje iz izvornog skupa podataka.
Odlučio sam dobiti ZBOR vrijednosti iz svakog zapisa. Također možete odabrati druge opcije, kao što su Broj ili Prosjek ili Maks/Min.
U ovom primjeru sam vam pokazao kako objediniti podatke u jedan skup podataka na radnom listu. ovu značajku možete koristiti i za objedinjavanje podataka s više radnih listova u istoj radnoj knjizi, pa čak i više različitih radnih knjiga.
Kombinirajte i zbrojite podatke pomoću zaokretnih tablica
Zaokretna tablica švicarski je vojni nož za rezanje i rezanje podataka u Excelu.
Može vam jednostavno dati sažetak koji je kombinirani skup podataka bez duplikata i vrijednosti koje su zbroj svih sličnih zapisa, a čine puno više.
Nedostatak ove metode u odnosu na prethodnu je što ova uzima više klikova i nekoliko sekundi više u odnosu na prethodnu.
Pretpostavimo da imate skup podataka kao što je prikazano u nastavku gdje se naziv zemlje ponavlja više puta i želite konsolidirati te podatke.
U nastavku su navedeni koraci za stvaranje zaokretne tablice:
- Odaberite bilo koju ćeliju u skupu podataka
- Kliknite karticu Umetanje
- U grupi Tablice kliknite opciju Zaokretna tablica
- U dijaloškom okviru Kreiranje zaokretne tablice provjerite je li tablica/raspon ispravna
- Kliknite na postojeći radni list
- Odaberite mjesto na koje želite umetnuti rezultirajuću zaokretnu tablicu.
- Pritisnite U redu
Gore navedeni koraci umetnuli bi zaokretnu tablicu u odabranu odredišnu ćeliju.
Sada sa zaokretnom tablicom možemo raditi razne stvari - uključujući konsolidaciju našeg skupa podataka i uklanjanje duplikata.
U nastavku su navedeni koraci za to:
- Kliknite bilo gdje u području zaokretne tablice i otvorit će se okno zaokretne tablice s desne strane
- Povucite polje za stavljanje zemlje u područje reda
- Povucite i stavite polje Prodaja u područje Vrijednosti
Gore navedeni koraci sažimaju podatke i daju vam zbir prodaje za sve zemlje.
Ako je to sve što želite i nemate potrebu za zaokretnom tablicom, možete kopirati podatke i zalijepiti ih kao vrijednosti negdje drugdje i izbrisati zaokretnu tablicu.
To će vam također pomoći da smanjite veličinu radne knjige programa Excel.
Dakle, ovo su dvije brze i jednostavne metode koje možete upotrijebiti za konsolidaciju podataka gdje bi kombinirao dvostruke retke i zbrajao sve vrijednosti u tim zapisima.
Nadam se da vam je ovaj vodič bio koristan!
